O e-mail tornou-se uma forma essencial de comunicação empresarial. Embora o e-mail pessoal seja informal, o e-mail para negócios requer profissionalismo e cortesia. As partes básicas de uma carta comercial em papel também se aplicam à correspondência na Internet.
Torne a linha de assunto breve e precisa. Evite usar designações que possam acionar o filtro de spam do destinatário, como "Re:", abreviação tradicional de memorando de escritório para "Referente a", ou "Enc:", que significa mensagem de e-mail encaminhada. Sempre preencha a linha de assunto; deixá-la em branco também pode enviar sua mensagem para a pasta de spam.
Use uma saudação profissional para mensagens de e-mail comerciais. "Prezado Sr. Silva" cria impressão muito melhor que "Oi, João" e reflete sua imagem como profissional. Deixe uma linha em branco após a saudação, então inicie o corpo do e-mail. Este padrão torna a mensagem inteira mais fácil de ler para o destinatário.
Siga as diretrizes padrão de carta comercial para o corpo do seu e-mail. Use linguagem educada para fazer um pedido ou explicar um ponto. Se não tem certeza se o destinatário se lembrará de você ou se está fazendo contato pela primeira vez, apresente-se na primeira linha. "Obrigado por falar comigo na quinta-feira passada sobre o contrato Johnson" refrescará a memória do destinatário antes de entrar nos detalhes do negócio em questão.
Adicione uma linha em branco após o corpo do e-mail, novamente para facilitar a leitura, então termine a mensagem com um fechamento educado, como "Atenciosamente", "Sinceramente" ou até "Obrigado". Após seu nome, adicione seu endereço de e-mail, número de telefone, seu cargo na empresa e até o endereço do escritório, se desejar. Isso oferece ao destinatário todas as suas informações de contato em um só lugar.
Antes de clicar em "Enviar", releia o e-mail para procurar problemas: O endereço de e-mail do destinatário está correto no campo "Para", há uma linha apropriada no campo "Assunto" e a mensagem está livre de erros ortográficos, de contexto ou gramaticais. Verifique sua assinatura e informações de contato também.
Use apenas texto preto em fundo branco. Escolha uma fonte profissional, como Times New Roman ou Courier. Não use fontes coloridas, curvas, fundos pesados em gráficos, emoticons ou gírias da Internet, como "LOL" (Rindo Alto). Evite digitar uma mensagem em TODAS AS LETRAS MAIÚSCULAS, que é considerado gritar em forma de texto. Se estiver enviando um e-mail comercial para um grande número de destinatários, use a opção Cópia Oculta (CCO). Assim, o endereço de e-mail de cada leitor é protegido e menos propenso a acabar em alguma lista de spam.
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