Mensagens comerciais geralmente seguem um padrão direto ou indireto. É uma forma de organizar a informação comunicada na mensagem, dependendo se a ideia principal é uma notícia boa, ruim ou neutra. Escolha o padrão mais eficaz para seus e-mails comerciais dependendo de como acha que seu leitor vai reagir à ideia principal.
Em e-mails diretos, o ponto principal vai no início, seguido por detalhes, explicações ou evidências que o apoiam. Um e-mail organizado assim economiza tempo do leitor indo direto ao propósito da mensagem. Também ajuda o leitor a colocar os detalhes que seguem em contexto e perspectiva. Isso evita que o leitor fique frustrado tendo que ler parágrafos de informação para achar o ponto principal. O padrão direto funciona melhor se seu leitor vai ser receptivo ao ponto principal, não resistente.
Se seu leitor ficará satisfeito, levemente interessado ou neutro (não terá sentimentos a respeito de um jeito ou outro), use o padrão direto. Considere um e-mail de um cliente após uma proposta para cumprir um contrato. Se você ganhar o contrato, a carta começa com algo como "Sua proposta foi revisada, e temos o prazer de oferecer o contrato à sua empresa." Quando o ponto principal é boa notícia ou notícia neutra, comunique imediatamente, e acompanhe com os detalhes. A maioria dos e-mails usará esta abordagem, incluindo aqueles lidando com tarefas rotineiras, pedidos e confirmações.
Em e-mails indiretos, o ponto principal vai mais tarde na mensagem, após os detalhes, explicações ou evidências. Usar o padrão indireto em um e-mail mostra que você respeita os sentimentos do leitor, que podem ser feridos pelo ponto principal. Ao construir até ele, você permite que o leitor esteja mais preparado para recebê-lo. É também uma tentativa de encorajar o leitor a ouvir você até o fim – se você expressa uma ideia principal que vai chatear o leitor logo no início da mensagem, ele ou ela pode parar de ler. No geral, o objetivo é minimizar qualquer reação negativa que seu leitor possa ter.
Se seu leitor vai ser desinteressado, insatisfeito ou hostil, use o padrão indireto. Considere o e-mail do cliente novamente. Se não ganhou, a carta começa diferente: "Obrigado por enviar uma proposta para trabalhar em nosso contrato. Revisamos cada proposta cuidadosamente, etc." O ponto principal, que você já acha que sabe, mas continue lendo mesmo assim, vem muito depois. Use e-mail indireto quando o ponto principal é má notícia, como ao recusar um pedido ou negar uma reivindicação. Esta abordagem também funciona bem quando você está tentando vender algo ou compartilhar informação sensível.
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