O e-mail é uma das ferramentas de comunicação empresarial mais onipresentes nos últimos anos. Usos do e-mail nos negócios incluem comunicar-se com colegas e clientes, agendar reuniões, enviar notificações automatizadas e compartilhar newsletters com clientes antigos e novos. Uma das vantagens do e-mail na comunicação empresarial é que ele é tão onipresente que todos assumem que qualquer pessoa que tenha acesso à Internet pode enviar e receber e-mail. O e-mail também tem sido usado por alguns golpistas e hackers nos últimos anos, então é importante estar atento a mensagens fraudulentas.
Um papel importante do e-mail na comunicação empresarial é conectar pessoas dentro da mesma empresa ou organização. E-mails são muito frequentemente usados para fazer perguntas a colegas sem precisar incomodá-los com uma ligação ou um toque no ombro. Eles são usados para enviar anúncios e atas de reuniões, distribuir formulários importantes e realizar pesquisas no local de trabalho.
Muitos escritórios têm várias listas de discussão internas para as quais as pessoas podem enviar mensagens a fim de entregá-las a uma unidade específica da empresa, seja todos que trabalham em recursos humanos que podem precisar ver uma atualização de política de férias ou todos que trabalham em um andar específico que devem saber que é o aniversário de um colega. O e-mail também é frequentemente usado com ferramentas de calendário integradas de provedores como Microsoft e Google para agendar reuniões e outros eventos.
Anexos de e-mail são comumente usados como uma forma de compartilhar arquivos, desde documentos do Microsoft Word até amostras de materiais publicitários como logotipos ou jingles.
As pessoas verificam cada vez mais o e-mail da empresa em dispositivos pessoais como smartphones, o que permite que elas permaneçam em contato com colegas fora do escritório. Isso pode ser tanto positivo quanto negativo: as pessoas podem trabalhar de casa mais facilmente ou verificar rapidamente durante o trajeto matinal, mas também podem ter menos horas verdadeiramente livres quando não estão no escritório.
O papel vital do e-mail na comunicação empresarial torna não surpreendente que tenham evoluído regras formais e informais de etiqueta em torno do e-mail.
As pessoas geralmente tentam abordar e-mails com um certo grau de profissionalismo, certificando-se de ter uma linha de assunto clara e concisa que torna os e-mails fáceis de localizar na caixa de entrada e prestando pelo menos alguma atenção à gramática, ortografia e capitalização. A maioria das pessoas tenta evitar fazer qualquer tipo de comentário inconveniente em e-mails da empresa, incluindo piadas de mau gosto, referências a política e religião ou qualquer crítica aos seus empregadores.
Algumas pessoas também tentam parecer alegres em e-mails da empresa, já que é difícil determinar o tom olhando apenas para uma mensagem escrita. Isso pode ser feito com o uso de pontos de exclamação ou emojis, embora exagerar possa parecer não profissional. Geralmente, você vai querer seguir o exemplo de outros em sua organização quando se trata de como redigir e-mails para colegas ou clientes.
Muitas organizações têm suas próprias políticas sobre e-mail, como exigir que um formato de assinatura específico seja anexado a cada e-mail de saída. Alguns locais de trabalho têm políticas sobre quando, ou se, o e-mail da empresa pode ser usado para motivos pessoais. Muitos também têm políticas sobre quando os e-mails devem ser retidos ou excluídos por segurança.
Receber mensagens de e-mail automatizadas de organizações com as quais você faz negócios tornou-se comum. Lojas online enviam notificações de vendas, confirmações de compra e atualizações sobre cronogramas de envio. Jornais e outras organizações de mídia enviam e-mails automatizados com manchetes e atualizações de notícias.
Existem várias empresas que podem enviar e-mails automatizados para empresas, incluindo e-mails de marketing e aqueles acionados por uma compra, às vezes chamados de e-mails transacionais. Certas leis regem quando as empresas podem armazenar endereços de e-mail das pessoas, quando são obrigadas a permitir que as pessoas optem por não receber e-mails e quando podem enviar mensagens de marketing. Certifique-se de estar em conformidade com as regras em sua jurisdição e, potencialmente, em locais onde as pessoas que você envia e-mails trabalham ou residem.
Alguns provedores de e-mail comerciais podem ajudar você a gerenciar opt-outs, listas de assinatura e outras informações. Pesquise para encontrar um que atenda às suas necessidades a um preço que você goste.
Newsletters por e-mail tornaram-se cada vez mais populares nos últimos anos. Algumas empresas as usam para alcançar clientes e informá-los sobre vendas, novos produtos ou serviços existentes. Por exemplo, uma empresa de limpeza de piscinas pode enviar uma newsletter lembrando as pessoas de seus serviços conforme o verão se aproxima, ou um estúdio de podcast pode enviar newsletters por e-mail anunciando uma nova série ou nova temporada de um programa existente.
Em outros casos, a própria newsletter é o produto. Algumas organizações de mídia e outros grupos tiveram sucesso com newsletters pagas que contêm informações não disponíveis em nenhum outro lugar. Algumas são criadas com plataformas especializadas ou através de ferramentas de crowdfunding como Patreon.
Assim como outros e-mails comerciais, se você estiver enviando uma newsletter por e-mail, deve garantir que tem consentimento explícito das pessoas para quem está enviando mensagens e que elas têm uma maneira fácil de cancelar a inscrição. Você pode convidar pessoas a se inscreverem em uma newsletter quando visitam seu site ou quando completam uma transação, por exemplo. Naturalmente, se você estiver oferecendo uma newsletter paga, precisará garantir que as pessoas tenham uma maneira fácil de cancelar suas assinaturas e parar de ser cobradas.
A fraude por e-mail, frequentemente conhecida como phishing, tornou-se prevalente nos últimos anos. Golpistas enviam e-mails para pessoas se passando por instituições confiáveis ou até mesmo colegas individuais, buscando induzir os destinatários a enviar dinheiro ou fornecer informações valiosas como nomes de usuário e senhas. Em alguns casos, esses e-mails são enviados em massa para um grande número de destinatários, mas em outros casos são especificamente direcionados a destinatários particulares.
Malware também é às vezes distribuído por e-mail, geralmente através de anexos ou links para sites suspeitos incluídos nas mensagens de e-mail. Em alguns casos, se o arquivo suspeito for aberto, ele infectará o computador do destinatário e usará seu software de e-mail para enviar mais cópias de si mesmo para os contatos do destinatário original.
Para evitar ser vítima de golpes por e-mail, examine de perto os endereços de onde as mensagens vêm e certifique-se de que eles realmente correspondem às pessoas ou instituições que alegam ser. Verifique se quaisquer links no e-mail vão para os sites que alegam linkar. Se você receber um e-mail inesperado com um anexo, verifique se ele é realmente da pessoa que alega ser, mesmo que precise ligar ou enviar mensagem para essa pessoa para confirmar a identidade.
Muitas empresas têm software antivírus para escanear e-mails de entrada e saída em busca de malware, mas ainda é bom estar vigilante para evitar golpes.
Em alguns escritórios, o e-mail está sendo cada vez mais substituído por software de mensagens instantâneas, como Microsoft Teams ou Slack. Empresas também estão usando ferramentas de mensagens e software de rede social para falar com clientes, muitas vezes através de caixas de chat automatizadas ou links colocados em sites da empresa.
Essas plataformas em tempo real podem ser mais rápidas e convenientes do que usar e-mail. Muitas também facilitam o compartilhamento de arquivos ou até a configuração de sessões de conferência de voz e vídeo, algo que não pode ser feito diretamente por e-mail.
Ainda assim, é improvável que essas plataformas substituam completamente o e-mail tão cedo.
Tecnologia Eletrônica © [www.351231.com]
