A suíte de software de produtividade integrada da Microsoft, o Office, oferece dois aplicativos para gerenciar dados: Excel e Access. O Excel é um aplicativo de planilha enquanto o Access é um programa de gerenciamento de banco de dados. Embora sejam tipos diferentes de programas, eles têm alguns recursos em comum.
O Excel permite adicionar, importar e exportar dados. Além disso, você pode analisar e manipular dados usando funções integradas ou personalizadas, incluindo gráficos e tabelas. Quando você cria um banco de dados no Access, pode colar dados do Excel em uma planilha do Access ou importar uma tabela inteira. No entanto, você não pode exportar uma planilha do Access para o Excel. Além disso, você pode criar um link de dentro do Access para uma planilha do Excel. O Excel também tem mais funções para manipular dados de planilha que o Access. Ambos os programas permitem importar dados de tabela de outros formatos de arquivo de banco de dados como TXT ou CSV e exibir dados em formato somente leitura em páginas Web.
Uma tabela do Excel contém linhas e colunas de células em um arquivo plano. Cada linha na tabela contém um registro. No Access você pode armazenar dados em mais de uma tabela e criar relacionamentos entre dados de tabelas para realizar consultas complexas. Com o Access você também pode vincular a dados em bancos de dados SQL (linguagem de consulta estruturada) maiores e externos.
O Excel é muito mais simples de aprender que o Access. É ideal para manter listas, fazer cálculos rápidos e compartilhar dados. O Access é mais complexo e poderoso que o Excel, permitindo gerenciar maiores quantidades de dados. Múltiplos usuários podem trabalhar em um banco de dados Access ao mesmo tempo. É ideal para rastrear pedidos de clientes, gerenciar contatos comerciais, manter inventários e organizar tarefas da equipe.
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