O Microsoft Access é um aplicativo para criar, gerenciar e formatar dados. A Microsoft, que desenvolve o Access, distribui o aplicativo como parte do pacote Microsoft Office. As ferramentas essenciais do Access incluem telas para entrada de dados, execução de consultas, produção de relatórios e outras operações. A linguagem de programação do Access também é vital porque permite aos usuários estender a funcionalidade padrão do aplicativo.
Uma maneira intuitiva de inserir dados em um banco de dados Access é a entrada manual. Um recurso essencial do Access que os usuários escolhem para esta operação é a ferramenta para criar tabelas. Os usuários clicam em um botão da barra de ferramentas para criar uma nova tabela e, em seguida, definem rótulos de coluna para os campos na tabela.
O painel de navegação do Access é um recurso que permite aos usuários clicar rapidamente para selecionar tabelas que criaram e salvaram. O painel de navegação também permite selecionar outros objetos, incluindo relatórios e consultas.
Um recurso para importar dados existentes é o conjunto de ferramentas no menu "Dados Externos". Uma dessas ferramentas é rotulada "Excel". Ao clicar nela, usuários do Access exibem um assistente que os guia pelo processo de mover dados de uma planilha do Excel para seu banco de dados Access. Um recurso relacionado é o conjunto de ferramentas para exportar dados do Access para formatos que outros aplicativos podem ler, incluindo Word, Excel e navegadores Web. As ferramentas de importação e exportação do Access são vitais para equipes de trabalho que têm dados armazenados em diferentes formatos.
O Assistente de Relatório é um recurso do Access que cria um relatório a partir de uma tabela selecionada ou outra fonte de dados com um único clique. Os usuários clicam em uma tabela no painel de navegação e, em seguida, clicam no ícone do Assistente de Relatório na barra de ferramentas para executar o assistente, que solicita parâmetros para definir o relatório. Os usuários podem então usar outro conjunto de recursos do Access para personalizar a aparência e funcionalidade do relatório. Sem relatórios, as maneiras pelas quais os usuários do Access poderiam visualizar seus dados seriam limitadas.
A grade de consulta é um recurso do Access que permite aos usuários buscar dados de tabelas que criaram. O Access exibe listas de tabelas das quais os usuários podem escolher uma tabela para consultar com a grade. Os usuários digitam nomes das colunas da tabela na grade. Eles também digitam na grade os critérios que os dados devem atender para o Access incluí-los nos resultados da consulta. A janela SQL é um recurso do Access que oferece uma alternativa à grade de consulta. Usuários familiarizados com sintaxe SQL podem inserir suas declarações nesta janela e executá-las clicando no botão "Executar" na barra de ferramentas. O Assistente de Consulta é outro recurso para buscar dados. Quando um usuário clica no botão para este recurso, o Access cria declarações SQL em resposta à entrada do usuário nas telas do Assistente. Usuários do Access confiam nesta ferramenta e na grade de consulta para recuperar seus dados armazenados.
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