Aproveitar ao máximo o pacote Microsoft Office depende de entender suas opções de armazenamento. Tanto Excel quanto Access fornecem planilhas com linhas e colunas para armazenar, ordenar e formatar registros. Planilhas Excel têm ferramentas poderosas para armazenar informações e usar fórmulas. Tabelas Access são base de banco de dados e ponto de partida para entrada e visualização. Ambos oferecem muitos recursos básicos iguais.
Planilhas Excel e tabelas Access fornecem formato para armazenar informação em conjunto único ou múltiplos. No Excel, múltiplos conjuntos em abas separadas do mesmo arquivo. Similarmente, pode separar dados em múltiplas tabelas Access no mesmo banco. Ambos têm células organizadas em colunas e linhas, cabeçalhos de coluna e seleção de linhas.
Planilhas Excel e tabelas Access permitem personalizar listagem. Pode ordenar alfabeticamente ou numericamente por uma ou mais colunas. Exemplo: ordenar lista de produtos por ID, depois nome, depois distribuidor em ambos. Também pode visualizar quantidade limitada filtrando tabela ou planilha. Não remove registros, apenas exibe temporariamente baseado em critérios.
Pode definir tipos de dados específicos para células e colunas em ambos. Definir tipo melhora legibilidade, distinguindo tipos de informação. Tipo padrão em ambos é texto, sem formatação particular. Mas pode querer coluna "Custo" com números monetários. Se definir tipo moeda, formato apropriado é exibido.
Planilhas Excel e tabelas Access beneficiam-se de formatação personalizada. Em ambos, pode definir formatação de texto, altura de célula, largura de coluna. Também alinhamento à esquerda, centro ou direita. Linhas de grade ajudam distinguir células, exibidas vertical, horizontal ou ambos. Personalizar melhora usabilidade e dá aparência profissional.
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