Embora Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft Access compartilhem semelhanças, todos são adequados para objetivos diferentes. Muito do que um dos aplicativos faz, os outros dois também podem fazer. O profissionalismo, eficácia e eficiência, no entanto, podem faltar no resultado quando realizado pelo outro aplicativo. Usuários às vezes escolhem realizar certas tarefas em um aplicativo mais por familiaridade com ele do que pelo uso pretendido.
O principal critério que separa esta trilogia é o design fundamental dos produtos e o uso pretendido dos aplicativos. O MS Excel é excelente para processar números e lidar com cálculos e fórmulas. Também suporta criação de gráficos a partir de dados disponíveis, incluindo dados em tabelas externas. O MS Access é hábil em lidar com listas de dados inter-relacionados e pode armazenar muitas tabelas e bancos de dados. O MS Word é ideal para apresentar documentos como manuscritos e memorandos.
O Microsoft Word é um aplicativo de processamento de texto para digitar documentos, relatórios e cartas. Como os outros aplicativos, o Word permite abrir e fechar arquivos, recortar, copiar e colar trechos. Também "Localizar" e "Substituir" palavras ou frases em múltiplas localizações. Use recursos no Word, como ferramentas de desenho, clip art e tabelas para tornar documentos mais atraentes, e se tem longas listas de dados, use marcadores e numeração para destacá-los. Crie gráficos no Word quando necessário. Embora o Word permita organizar dados em colunas e linhas e processar cálculos simples, processamento de números e armazenamento de dados não estão entre os pontos fortes do aplicativo.
O Microsoft Excel é uma planilha eletrônica que ajuda a organizar dados metodicamente. Um recurso poderoso do Excel é sua capacidade de realizar cálculos matemáticos complexos de forma eficiente e rápida. Por exemplo, com uso de funções, calcule o menor ou maior número em um intervalo, calcule médias, ou até calcule o valor futuro de um investimento. Com o Excel, formate automaticamente uma série como dias da semana, valores menores que certo número ou formate condicionalmente células baseadas em critérios que você define. Tem a capacidade no Excel de representar dados em gráficos ou tabelas de vários tipos, como gráficos de pizza, barras ou diagramas de dispersão para agregar valor à apresentação. Embora possa inserir texto no Excel, o uso pretendido não inclui produzir documentos como ensaios e cartas.
O Microsoft Access é um aplicativo de gerenciamento de banco de dados relacional usado para armazenar dados, que são recuperados depois. Diferente do Excel onde a planilha é travada (a menos que compartilhamento de arquivo esteja ativado) e pode ser usada por apenas um usuário por vez, no Access o banco de dados não é travado e usado por mais de um usuário simultaneamente — o Access trava apenas o registro sendo atualizado. Isso permite múltiplos usuários usarem o mesmo banco de dados e atualizarem registros simultaneamente. Uma grande diferença entre Excel e Access é a curva de aprendizado. Para uso ótimo do Access, algum conhecimento de programação, particularmente Visual Basic e SQL, é necessário; portanto, a curva de aprendizado do Access pode ser mais íngreme que a do Excel.
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