Basta olhar a variedade de modelos gratuitos disponíveis para Microsoft Excel, Google Docs e OpenOffice Calc para ver que planilhas são úteis para usuários domésticos e empresariais de todos os níveis de habilidade. Um benefício subjacente, não importa como você as use, é a relativa facilidade com que você pode transformar dados brutos em informações úteis.
Calculadoras, fórmulas e funções integradas em planilhas economizam tempo e melhoram a precisão matemática. Você também pode usar fórmulas e funções para manipular strings de texto. Por exemplo, pode separar nomes e sobrenomes de um nome completo ou encontrar e substituir palavras ou caracteres em uma string por outra palavra ou conjunto de caracteres. Fórmulas podem vincular e atualizar instantaneamente células na planilha caso o valor de uma célula mude. Se você cometer um erro, recursos integrados de tratamento de erro sinalizam e fornecem informações sobre o valor incorreto da célula.
Planilhas suportam modelagem de dados básica e avançada, o que pode beneficiar tanto usuários domésticos quanto empresariais. Um usuário doméstico pode criar um cenário básico de hipótese para ver como alterar uma única variável, como o preço da gasolina ou comida, afetará seu orçamento. Um usuário empresarial pode se beneficiar mais de um cenário complexo que mostra como alterar mais de uma variável afeta uma análise de ponto de equilíbrio ou volume-custo-lucro. Técnicas avançadas de modelagem de dados, como tabelas dinâmicas e gráficos, são úteis para ordenar e resumir dados sem alterar o layout original dos dados.
Planilhas vêm com uma variedade de opções de apresentação e formatação que não apenas melhoram a legibilidade, mas também tornam possível usar os dados em relatórios e apresentações externas. Opções de estilo permitem alterar fontes, tamanhos de fonte, cores de fundo e texto e bordas de células para criar uma aparência organizada. Opções de impressão permitem definir uma área de impressão específica e imprimir toda ou uma parte específica de uma planilha. Opções de gráficos e tabelas são úteis para exibir dados em um relatório ou apresentação de slides.
Planilhas têm recursos que permitem obter e usar dados, textos e arquivos de imagem de outras fontes, bem como compartilhar dados com programas de processamento de texto, email, banco de dados e apresentação. Você pode usar uma planilha de informações de contato para criar cartas em série em uma mesclagem de correspondência ou exportar dados da planilha para um programa de banco de dados. Uma variedade de opções de salvamento significa que você pode usar planilhas com software de mais de uma empresa. Por exemplo, opções de salvamento significam que você pode usar uma planilha Excel em um programa OpenOffice e usar um programa OpenOffice Calc em um programa Microsoft Office.
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