Embora sistemas PBX tradicionais exijam hardware significativo a custo considerável, sistemas soft PBX baseados em computador permitem usuários modernos desfrutar de muitos serviços telefônicos populares com apenas hardware e software básicos.
Segundo análise da revista PC World, soft PBX é serviço de troca de ramais privada que depende de software de computador e VoIP (voz sobre IP), em vez de hardware telefônico tradicional e circuitos de cobre. Também conhecido como PBX virtual pela substituição de hardware por processos de software.
Soft PBX oferece muitos recursos de PBX e Centrex tradicionais: voicemail, recebimento de fax, transferência de chamada, espera com música, identificador de chamadas, distribuição automática de chamadas e conferência multilinha. A natureza virtual permite: conectar hardware telefônico compatível VoIP, instalar softphones ou usar ambos.
Pequenas empresas usam soft PBX para fornecer serviço telefônico a vários usuários internos sem amarrar dinheiro ou espaço com hardware tradicional. PC World nota que soft PBX exige pouco treinamento e roda em um único desktop.
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