A gestão de dados por sistema de arquivos (ou bancos de dados de arquivo plano) serviu como único método de armazenamento e recuperação de arquivos antes do advento de sistemas de gerenciamento de banco de dados (como bancos de dados relacionais). Embora ainda tenham algum uso, bancos de dados de arquivo plano sofrem com baixa acessibilidade, redundância de dados, falta de padrão de acesso a arquivos e incapacidade de organizar dados.
Como bancos de dados de arquivo plano dependem de arquivos que contêm registros como texto sem dados estruturais, eles não podem relacionar dados de um arquivo a outro. Por exemplo, se um arquivo contém um registro de endereço do Sr. Johnson, outro arquivo que use informações de endereço do Sr. Johnson terá que recriar esses dados. O segundo arquivo deve duplicar os dados. Isso significa que os dados de endereço do Sr. Johnson existem em dois arquivos ao mesmo tempo. Em grande escala, isso leva a redundância de dados que pode rapidamente consumir espaço no banco de dados e tornar-se ineficiente em termos de custo.
Sistemas de arquivo plano geralmente não suportam acesso para múltiplos usuários. Isso significa que vários usuários em estações de trabalho diferentes não podem acessar os mesmos dados simultaneamente, limitando o acesso a dados importantes se múltiplos usuários buscarem os mesmos dados ao mesmo tempo.
Como um sistema de arquivo plano depende de arquivos para armazenar dados, ele necessariamente depende do sistema de arquivos que define como esses arquivos são armazenados e lidos. Isso vincula os dados ao sistema que os armazena, e qualquer software usado para acessar os dados deve conformar-se ao sistema de armazenamento. Consequentemente, quaisquer alterações no banco de dados exigem alterações em todo o software que o acessa.
Solicitar dados de um banco de dados de arquivo plano simplesmente recupera dados de um único arquivo. Solicitar e recuperar dados de vários arquivos ao mesmo tempo (chamado de "transação") é impossível. Isso significa que solicitações complexas que tornam a recuperação de dados precisa e eficiente simplesmente não existem.
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