À medida que sua empresa avança para a era da distribuição digital, você precisará decidir se muda de um sistema de arquivamento em papel para um sistema digital de gerenciamento de arquivos. Embora a mudança para um sistema totalmente informatizado possa parecer intimidadora, as vantagens gritantes de ter um sistema digital convenceram muitos a fazer a transição.
Devido ao custo de aluguel de imóveis para armazenar documentação, o arquivamento digital começa a se pagar assim que implementado. Como não há papelada física, os custos de manuseio e transferência de documentos são drasticamente reduzidos. Isso também permite que documentos que devem ser armazenados em papel sejam guardados em locais menores e mais baratos.
Reduzir a pegada de carbono da sua empresa pode ser fator importante para atingir o consumidor atual, preocupado com o meio ambiente. Isso melhora a imagem da empresa, dá benefícios fiscais e reduz custos de suprimentos. Um sistema digital pode mudar positivamente toda a base de um negócio, e mudar para um sistema "mais verde" oferece amplas oportunidades de publicidade.
Recuperar cópias físicas de documentos arquivados e armazenados fisicamente pode ser um processo longo, sujeito a erro humano, problemas de segurança e perda física. Isso não acontece com um sistema digital. Em momentos, um documento pode ser acessado na mesa de quem precisa. Isso resulta em menor tempo de trabalho, permitindo progresso mais rápido e mais tempo para desenvolver projetos.
Enquanto um sistema de arquivamento em papel tradicional pode ser aberto e visto por qualquer pessoa com acesso, um sistema digital pode fornecer diferentes níveis de proteção que mantêm documentos confidenciais. Usando senhas, pastas específicas para diferentes usuários, criptografia de dados e trilhas de auditoria que permitem registrar quem acessou quais arquivos e quando, um sistema de gerenciamento de arquivos mantém seus documentos muito mais seguros.
Documentos em papel podem ser destruídos por manuseio excessivo, incêndio, inundação e outros desastres naturais. Como dados podem ser armazenados em servidores em qualquer lugar do mundo, você pode arquivar seus documentos empresariais com segurança sem se preocupar com danos à propriedade. Também pode tornar seus dados arquivados portáteis, usando discos rígidos removíveis, pendrives e CDs.
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