Um computador armazena informações em seu disco rígido como um objeto chamado arquivo. Um arquivo é um pacote de dados com tamanho, proprietário e data de criação, e pode assumir muitas formas. O tipo mais comum é o arquivo de acesso sequencial. Arquivos sequenciais têm organização simples, modificam-se facilmente com editores de texto e são úteis para exportar dados entre programas.
Um programa de computador cria um arquivo sequencial simplesmente escrevendo registros de dados, um após o outro, em uma área de arquivo recém-criada. Os registros podem ter todos o mesmo comprimento, ou os comprimentos podem variar. Se variarem, cada registro termina com um caractere ou caracteres especiais; quando um programa lê o arquivo subsequentemente, usa os caracteres para determinar onde um registro termina e o próximo começa. Programas leem arquivos sequenciais da mesma forma que foram criados: começando com o primeiro registro e continuando, em ordem crescente, até o fim.
Comparados a arquivos de acesso direto, programas processam arquivos de acesso sequencial mais rapidamente. Programas leem registros de arquivos de acesso direto em qualquer ordem, mas essa flexibilidade vem ao preço de desempenho mais lento. O mecanismo de posicionamento do disco rígido do computador trabalha muito menos para arquivos sequenciais do que para arquivos diretos, e a unidade central de processamento (CPU) do computador também tem menos trabalho com um arquivo sequencial.
Arquivos sequenciais são fáceis de ler devido à sua organização simples. É simples escrever novos programas para ler arquivos sequenciais existentes, já que o programa lê os registros como uma série simples até encontrar uma marca de fim de arquivo (EOF). Embora o arquivo possa ter quase qualquer conteúdo, desde música gravada digitalmente até o texto de um romance, a estrutura do arquivo não tem surpresas.
Programas que compartilham dados usam o formato de arquivo de acesso sequencial como uma "linguagem comum". Por exemplo, um programa de banco de dados pode exportar um arquivo para uma planilha. Os arquivos nativos do sistema de banco de dados são muito sofisticados; o programa de planilha não pode acessá-los diretamente. No entanto, ele lê facilmente o arquivo de exportação sequencial do banco de dados, especialmente se o usuário do banco de dados escolher formatos delimitados por vírgula ou tabulação. Devido à facilidade de compartilhamento de dados, muitos aplicativos principais têm funções de importação e exportação usando arquivos sequenciais.
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