Sistemas de arquivos são projetados para facilitar sua vida e ajudar a navegar na enorme quantidade de dados armazenados em computadores, celulares, pen drives e outros dispositivos. O trabalho principal é organizar dados (arquivos, programas, multimídia) para fácil recuperação.
Duplicação de arquivos em sistemas convencionais é muito comum. Exemplo: você baixa um PDF para ler depois, mas não o encontra entre dezenas de arquivos no disco. Baixa novamente e coloca em local fácil. Para acessar um arquivo, usa o dobro de espaço e esforço. Propensão à duplicação é grande desvantagem, especialmente com espaço limitado. Porém, duplicatas tornam o mesmo dado mais fácil de localizar por haver múltiplas versões. A ressalva: só é fácil se o sistema operacional tiver ferramentas de busca poderosas.
Sistemas convencionais alocam espaço necessário para arquivos e aplicações. Uma vez alocado a dados específicos, fica fora dos limites para outros dados, mesmo que compartilhamento seja vantajoso. Exemplo: ao compor e-mail, uma janela mostrando documentos editados recentemente seria útil. Isso não acontece porque arquivos criados por uma aplicação ficam privados a ela (arquivos Word só "sentidos" pelo Word). Assim, o sistema limita produtividade e integração de dados.
Todo espaço em disco é limitado, diminuindo até não poder mais armazenar dados. Sistemas convencionais podem comprimir arquivos, permitindo que aplicações acessem dados. O SO descomprime automaticamente quando necessário e comprime novamente ao fechar ou salvar. Vantagem poderosa, especialmente para sistemas com armazenamento limitado.
Armazenar arquivos na nuvem, ou espaço em disco baseado na Internet, é tendência crescente. Arquivos na nuvem formam rede que deve ser acessada pelo SO e sistema de arquivos no seu computador. Felizmente, sistemas convencionais são prontos para rede. Em redes locais (LANs), pode editar e controlar permissões em pastas compartilhadas para permitir acesso de outros computadores. Vantagem forte para colaboração e integração, permitindo usuários em computadores diferentes acessarem arquivos comuns.
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