Seja para trabalho ou uso doméstico, uma planilha Excel é a melhor ferramenta no Microsoft Office para organizar dados e fazer listas. Embora documentos Word possam incluir tabelas e colunas, o Excel torna a disposição de informações muito mais fácil. O Excel também tem uma gama de funções para criar fórmulas que automatizam cálculos. Embora o Excel pareça intimidante à primeira vista, o layout do programa é similar a outros aplicativos do Office, então se você usou Word, se sentirá em casa após uma olhada. Para obter ajuda extra com um botão específico na faixa de opções do Excel, passe o cursor sobre ele para ver uma dica.
A parte principal da janela do Excel consiste em uma planilha — ou planilha (worksheet) — de células. Assim como em uma planilha de papel, cada célula pode conter quaisquer números ou qualquer texto — diferente de trabalhar com banco de dados Access, o Excel permite simplesmente clicar em qualquer célula e preenchê-la da forma que melhor se adapta ao seu projeto. Em alguns casos, como para rastrear gastos, você vai querer usar uma série organizada de linhas e colunas. Outras vezes, como criar uma lista de membros de equipe, a ordem e posicionamento das células não desempenharão papel principal. Uma vantagem do Excel é como ele simplifica a reorganização de dados: selecione uma célula e arraste sua borda para movê-la para um novo local na planilha.
Todo arquivo do Excel, chamado pasta de trabalho (workbook), contém uma ou mais planilhas. Para alternar entre planilhas em uma pasta de trabalho, use as abas no canto inferior esquerdo da janela. Desde o Excel 2007, a maioria das pastas de trabalho usa a extensão de arquivo XLSX, enquanto versões antigas usavam arquivos XLS. Novas cópias do Excel podem ler estes arquivos antigos, mas para abrir uma nova pasta de trabalho em uma edição antiga, o PC antigo precisa do pacote de compatibilidade do Office.
Como no resto do Office desde 2007, a Microsoft substituiu os menus do Excel por abas da faixa de opções (ribbon tabs). Você pode pensar nas abas como menus visuais que permanecem abertos — cada aba contém um conjunto de recursos relacionados com ícones explicativos. Por exemplo, a aba Página Inicial contém as opções mais comuns, como fonte e cor de texto, enquanto a aba Inserir oferece maneiras de inserir tabelas, caixas de texto e gráficos. Uma aba, Arquivo, comporta-se diferentemente. Arquivo ainda contém tarefas básicas incluindo "Novo", "Abrir" e "Salvar", mas exibe estas tarefas em uma área de tela cheia com opções extras, chamada exibição de bastidores (backstage view). Por exemplo, o botão "Novo" na exibição de bastidores oferece uma seleção pesquisável de modelos para novas pastas de trabalho.
Além de conter texto simples e números, células podem conter fórmulas, que sempre começam com sinal de igual. Com uma fórmula, o Excel exibe o resultado de uma equação em uma célula, mas mantém automaticamente esse resultado atualizado conforme você altera seus componentes. Uma fórmula básica pode substituir uma calculadora: escreva "=2+4" e o Excel exibe "6". Fórmulas também funcionam com dados em outras células: "=A1+B1" soma os valores das células A1 e B1.
Para procedimentos além de aritmética direta, use funções para realizar várias operações em dados. As capacidades das funções variam de matemática simples, como "MÉDIA" para calcular a média de um intervalo de células, a modificação de texto, como "MINÚSCULA" para converter uma linha para minúsculas. Os dois termos são frequentemente confundidos, mas lembre-se que cada célula pode conter apenas uma fórmula, mas cada fórmula pode usar múltiplas funções, como "=MÉDIA(A1, B1)+SOMA(A2, B2)" para somar a soma de duas células à média de outras duas células.
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