Se você vai enviar um email importante usando Microsoft Outlook 2013, adicione um lembrete para si mesmo para não esquecer de verificar a resposta. Além disso, pode enviar um lembrete no email para garantir que o destinatário não esqueça de responder. Tarefas permitem organizar o que você tem a fazer. Se faz parte de uma equipe, pode enviar tarefas a outras pessoas. O Outlook 2013 envia lembretes e tarefas por padrão; não precisa instalar complementos.
Inicie o Microsoft Outlook 2013 e clique no botão "Novo Email" para criar um novo email. Redija seu email, clique em "Acompanhamento" no grupo Marcadores na guia Mensagem e selecione "Adicionar Lembrete". A janela Personalizar aparece.
Marque a caixa "Sinalizar para Mim" para criar lembrete para si. Selecione o tipo de sinalizador na caixa "Sinalizar para". Pode escolher "Acompanhar", "Para Sua Informação", "Encaminhar", "Resposta Necessária", "Ler", "Responder", "Responder a Todos" ou "Revisar". Selecione a data inicial do sinalizador na caixa "Data de Início" e a data de vencimento na "Data de Vencimento". Os sinalizadores permitem localizar emails importantes rapidamente; emails podem ser ordenados por status de sinalizador. Marque a caixa "Lembrete" e selecione data e hora nas duas caixas suspensas.
Marque a caixa "Sinalizar para Destinatários" e depois a caixa "Lembrete" para sinalizar o email para os destinatários e adicionar lembrete para eles. Selecione o tipo de sinalizador na caixa "Sinalizar para" e defina data e hora do lembrete nas duas caixas suspensas. Clique em "OK" para adicionar os lembretes ao email e depois "Enviar" para enviar a mensagem.
Clique em "Tarefas" no canto inferior esquerdo da janela do Outlook 2013 e depois em "Tarefas" para ver todas as suas tarefas. Tarefas podem ser ordenadas por assunto, data de vencimento, categoria ou sinalizador.
Clique no botão "Nova Tarefa" no grupo Novo na guia Início e depois no botão "Atribuir Tarefa" no grupo Gerenciar Tarefa na guia Tarefa.
Digite o nome ou email da pessoa a quem quer atribuir a tarefa na caixa "Para". Digite um nome significativo para a tarefa na caixa "Assunto".
Selecione data de início e vencimento da tarefa nas caixas "Data de Início" e "Data de Vencimento". Selecione prioridade na lista "Prioridade". Pode escolher "Alta", "Normal" ou "Baixa".
Selecione o status da tarefa na caixa "Status". Pode escolher "Não Iniciada", "Em Andamento", "Concluída", "Aguardando Alguém" ou "Adiada".
Marque "Manter cópia atualizada desta tarefa na minha lista" se quiser adicionar à sua lista e atualizar automaticamente. Marque "Enviar relatório de status quando esta tarefa for concluída" se quer ser notificado quando o destinatário completar.
Clique no botão "Enviar" para enviar a tarefa ao destinatário. Clique em "Salvar e Fechar" para salvar na sua lista de Tarefas e fechar a janela.
Pode ter lembretes para si e destinatários no mesmo email se "Sinalizar para Mim" e "Sinalizar para Destinatários" estiverem marcadas.
Para remover lembretes e sinalizadores, abra o email, clique "Acompanhamento" e selecione "Adicionar Lembrete". Desmarque "Sinalizar para Mim" e "Sinalizar para Destinatários" para remover sinalizadores e lembretes. Para remover apenas lembretes, desmarque as caixas "Lembrete". Note que não pode ter lembrete sem sinalizador.
Se quiser enviar tarefa existente, abra-a e clique "Atribuir Tarefa". Pode editar antes de enviar.
Pode repetir tarefa clicando no botão "Recorrência" no grupo Recorrência e escolhendo opções apropriadas.
Tarefas recorrentes permanecem na lista, mas nunca atualizam. Porém, pode receber relatório de status para cada ocorrência concluída se marcar "Enviar relatório de status quando esta tarefa for concluída".
Tenha cuidado ao enviar lembretes com emails. Alguns podem se irritar quando o lembrete toca, especialmente se estiverem no trabalho. Para contornar, sinalize o email para o destinatário sem marcar a caixa "Lembrete".
Não pode atribuir uma tarefa a várias pessoas. Porém, pode dividir sua tarefa em várias menores e atribuir cada uma a pessoa diferente.
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