Como o Microsoft Outlook integra seu e-mail, calendário e contatos, enviar uma solicitação de reunião pode ser uma tarefa bastante direta. Simplesmente inserindo os nomes das pessoas que está convidando, a hora e o local, e pressionando o botão Enviar, fará o trabalho. No entanto, a Microsoft incluiu muitos recursos adicionais nesta tarefa, que podem melhorar sua solicitação de reunião, especialmente se seu escritório usa Microsoft Exchange.
Inicie o Outlook e clique no ícone Calendário na parte inferior do menu esquerdo. Na aba Início do Calendário, clique no ícone Nova Reunião. Para criar uma nova reunião de onde quer que esteja no Outlook, você também pode pressionar Ctrl+Shift+Q.
Insira os detalhes da reunião nos campos apropriados. Coloque o cursor no campo Assunto e digite um nome para a reunião. Selecione o campo Local e digite um endereço, prédio ou sala. Clique nos campos Hora de início e Hora de término e especifique os horários de início e fim da reunião. Alternativamente, marque a caixa de seleção Evento de dia inteiro para eventos que duram 24 horas, da meia-noite à meia-noite das datas especificadas. Selecione o campo Mensagem na parte inferior da caixa de diálogo se precisar digitar uma mensagem apropriada para os convidados.
Se seu escritório usa Microsoft Exchange, você também pode ter uma opção Salas, para ver se uma sala específica está disponível e reservá-la para sua reunião.
Para inserir os nomes das pessoas que deseja convidar, selecione o campo Para. Se alguém não estiver já nos seus Contatos do Outlook, você pode simplesmente inserir seus endereços de e-mail. Para abrir sua lista de endereços, clique na aba Reunião, selecione Participantes e clique em Lista de Endereços.
O menu Participantes também oferece a opção de cancelar uma reunião agendada e especificar opções de resposta para destinatários, o que inclui dar aos destinatários a capacidade de propor um horário diferente para a reunião.
Clique no ícone Agendamento logo abaixo do ícone Reunião na aba Início se quiser verificar se a reunião se encaixa na sua agenda. Os calendários dos destinatários também podem aparecer se você estiver na mesma rede Exchange e tiver permissão para visualizar seus calendários.
Se você é um usuário Exchange, clique em Assistente de Agendamento para encontrar o melhor horário e local para a reunião com base nas agendas dos destinatários e disponibilidade de salas.
Clique no ícone Opções na aba Reunião para selecionar como deseja que o horário da reunião apareça no seu calendário. As opções adicionais aqui também permitem definir um lembrete de reunião e especificar se a reunião será recorrente ou não, como para configurar reuniões semanais ou mensais.
Clique na aba Revisão para verificar ortografia e gramática na sua solicitação de reunião. Observe que as opções adicionais aqui permitem traduzir a solicitação para outros idiomas, verificar fusos horários e até acessar um dicionário de sinônimos.
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