Você pode integrar a metodologia Getting Things Done (GTD) de David Allen com o Microsoft Outlook 2013 usando categorias, sinalizadores de acompanhamento e prioridades. Embora você possa configurar manualmente o Outlook no seu PC para implementar a metodologia GTD, vários complementos do Outlook oferecem ferramentas avançadas de integração GTD. Você pode criar tarefas diretamente a partir de outros itens do Outlook, como e-mails e compromissos, e atribuí-las a projetos e listas de ações para ajudar a processar sua caixa de entrada com mais eficiência.
Insira cada um dos seus projetos no Outlook como categorias para que você possa associar itens a projetos específicos. Clique com o botão direito em um e-mail, compromisso ou tarefa, clique em "Categorizar" e depois em "Todas as Categorias". Clique no botão "Novo…". Adicione cada nome de projeto e atribua uma cor.
Converta outros itens do Outlook em tarefas à medida que chamam sua atenção. Por exemplo, você pode converter uma mensagem de e-mail em uma tarefa. Arraste e solte um compromisso, mensagem de e-mail, contato ou anotação sobre "Tarefas" no painel de navegação para criar automaticamente uma nova tarefa a partir do conteúdo do item.
Atribua sinalizadores e prioridades às suas tarefas. Abra uma tarefa e clique nos comandos no grupo Acompanhamento da faixa de opções Início em Tarefas para adicionar um sinalizador. Clique no botão "Prioridade" no grupo Marcas para marcar um item como "Alta Importância". Você pode usar este indicador para marcar seus itens de ação seguindo a metodologia GTD.
Visualize sua lista de tarefas por projeto, data ou importância. Clique em "Tarefas" no painel de navegação. Clique na guia "Exibição". Selecione nas opções de visualização disponíveis na caixa suspensa no grupo Organização. Por exemplo, selecione "Categorias" para organizar suas tarefas por projetos, "Data de Início" ou "Data de Vencimento" para organizar por data, ou "Prioridade" para organizar por prioridade.
Baixe e instale a versão de avaliação gratuita do Complemento Getting Things Done Outlook da NetCentrics. Este complemento foi projetado para simplificar sua capacidade de processar itens do Outlook seguindo a metodologia de David Allen.
Selecione nas ações principais na barra de ferramentas NetCentrics para processar seus itens do Outlook em tarefas. Por exemplo, selecione uma destas ações no grupo Getting Things Done da faixa de opções Início: "Ação", "Próxima Ação", "Delegar", "Adiar" ou "Um Dia". Quando você seleciona um desses comandos a partir de um item de e-mail, uma tarefa é arquivada em sua respectiva pasta e a ação é atribuída à tarefa.
Gerencie todos os seus projetos em andamento usando o Project Central. Clique no botão "Project Central" no grupo Getting Things Done da faixa de opções Início. Você pode usar esta janela para ajudar a organizar tarefas em projetos específicos.
Gere um relatório de projeto. Clique no botão de menu "Projeto" no Project Central e depois em "Criar Relatório…". Selecione as opções a incluir no seu relatório. Por exemplo, selecione "Data de Vencimento" na lista suspensa Ordenar Tarefas Por. Clique em "OK" para gerar seu relatório. Clique no botão Imprimir para imprimir seu relatório — ele é rotulado com um ícone que se parece com uma impressora.
Baixe e instale a versão de avaliação gratuita de 30 dias do TaskCracker for Outlook. O TaskCracker ajuda a organizar seus itens do Outlook usando uma representação visual de suas tarefas e projetos com uma interface de arrastar e soltar.
Clique no comando "Abrir TaskCracker" no grupo Abrir da faixa de opções TaskCracker. Alternativamente, você pode clicar em "TaskCracker" na parte inferior do painel Pastas à esquerda.
Organize suas tarefas com base na prioridade. Clique em uma tarefa, arraste-a para outro quadrante dentro da tela do TaskCracker e solte-a para atribuir a tarefa a essa prioridade. Você pode usar este método para atribuir ações rapidamente à sua lista de tarefas sem precisar abrir cada tarefa individualmente.
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