O Microsoft Access é o software de banco de dados incluído no Microsoft Office Suite. Empregadores costumam usar o Access para manter registros de funcionários porque oferece uma interface ponto-e-clique para gerenciamento de banco de dados. Para controlar registros de treinamento com o Access, crie uma tabela para o registro do funcionário e uma tabela separada para códigos de treinamento. Conecte-se ao banco de dados e atualize os registros de treinamento com formulários do Access sempre que um funcionário concluir um novo módulo. Faça backup dos registros regularmente para garantir que as informações não sejam perdidas.
Clique em "Iniciar", "Todos os Programas", "Microsoft Office Suite", "Access".
Clique no ícone "Novo" na barra de ferramentas. Selecione "Banco de Dados em Branco". Navegue até o local desejado, dê um nome ao banco de dados e clique em "Criar".
Clique em "Objeto", "Tabela", "Novo". Clique duas vezes em "Assistente de Tabela". Siga as instruções para criar uma tabela chamada "funcionario". Adicione os seguintes campos:
As chaves de treinamento serão uma série de inteiros, mas defini-las como texto proporciona espaço quase ilimitado para múltiplas chaves. Se os registros forem apenas níveis (ex: níveis 1 a 5), a chave pode ser inteiro.
Clique em "Objeto", "Tabela", "Novo". Clique duas vezes em "Assistente de Tabela". Siga as instruções para criar uma tabela chamada "treinamento". Adicione os campos:
Clique em "Objetos", "Formulários", "Novo". O assistente de formulário será iniciado. Dê um nome (ex: "adicionar funcionarios"). Siga as instruções. Quando solicitado, selecione a tabela "funcionario". Deixe o formulário selecionar automaticamente "funcionario_chave". Use o assistente para criar campos para nome do funcionário e treinamento.
Clique em "Objetos", "Formulários", "Novo". Dê um nome (ex: "adicionar treinamento"). Siga o assistente. Selecione a tabela "treinamento". Deixe selecionar "treinamento_chave" automaticamente. Crie campos para "treinamento_nome" e "treinamento_resumo".
Clique em "Objetos", "Formulários", "Novo". Nomeie (ex: "vincular treinamento"). Siga o assistente. Selecione as tabelas "treinamento" e "funcionario". Crie um campo para editar "treinamento_chaves" na tabela funcionario, permitindo apenas chaves existentes na tabela treinamento.
Clique em "Arquivo", "Salvar".
Dica: Faça backups regulares do arquivo do banco de dados (.accdb) em local seguro. Considere usar o recurso "Compactar e Reparar" periodicamente para manter o desempenho.
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