O Microsoft Access fornece um local ideal para armazenar seus contatos de agenda de endereços. Em vez de procurar contatos dentro do seu e-mail ou em uma pilha de papéis, mantenha seus contatos em um local centralizado. Após criar uma agenda de endereços no Access, você pode enviar cartas e e-mails a partir do banco de dados. Seja para uso pessoal ou profissional, você pode criar uma nova tabela e preenchê-la com dados para produzir uma agenda de endereços.
Crie um novo banco de dados do Microsoft Access, ou abra um banco de dados existente na aba "Arquivo" da faixa de opções no topo da página. Você pode integrar sua agenda de endereços com outras tabelas para maximizar as capacidades do seu banco de dados usando um banco de dados Access existente. Se você só quer que o banco de dados armazene seus contatos, crie um novo banco de dados do zero.
Selecione a aba "Criar" da faixa de opções e clique no botão "Design de Tabela". Isso cria uma tabela a partir de um modelo em branco e permite que você insira os campos e tipos de dados apropriados. Uma tabela parece uma planilha do Excel, mas tem uma estrutura interna definida que você determina na "Exibição de Design" da tabela.
Digite os campos que você deseja disponíveis na coluna "Nome do Campo" da grade de design da tabela. Seus campos devem incluir "Nome", "Número de Telefone", "Endereço", "Email" e todos os outros campos apropriados. Deixe o "Tipo de Dado" como "Texto" para a maioria dos seus campos, exceto campos numéricos como "Número de Telefone".
Clique com o botão direito no identificador único e selecione "Chave Primária". "Chaves Primárias" permitem criar relacionamentos entre tabelas. Como o campo "Chave Primária" tem um conjunto único de caracteres para cada registro, os caracteres ajudam a localizar registros dentro da sua tabela.
Selecione a aba "Página Inicial" da faixa de opções, clique em "Exibição" e selecione "Exibição de Folha de Dados". Insira todas as informações da sua agenda de endereços na tabela e pressione o ícone "Salvar" no canto superior esquerdo. Clique na seta no cabeçalho do campo e selecione "Classificar A a Z" ou "Classificar Z a A" para reorganizar a ordem.
Formate seu campo "Número de Telefone" para exibir todos os seus números de telefone em um formato consistente. Selecione o "Assistente de Máscara de Entrada" nas "Propriedades do Campo" da tabela na "Exibição de Design" e selecione "Número de Telefone".
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