Organize seus detalhes de endereço para acesso rápido com uma tabela classificável criada no Microsoft Excel. Como alternativa, copie um modelo da Microsoft e estilize um catálogo de endereços pré-projetado para tornar os dados significativos. Esses layouts que economizam tempo incluem colunas de tabela com uma linha de cabeçalho claramente definida para categorias como nomes, endereços e números de telefone. Cada coluna da tabela apresenta um botão de classificação para classificar as linhas de dados por alfabeto ou tamanho para ajudá-lo a pesquisar e analisar seu banco de dados de contatos.
Criar tabelas
Etapa 1
Clique e arraste para selecionar as células da sua tabela. Por exemplo, selecione as células "A2:E50" para selecionar um intervalo com 5 colunas e 50 linhas.
Etapa 2
Clique na guia "Inserir" na faixa de comando e clique em "Tabela" no grupo Tabelas para abrir a caixa de diálogo. Selecione "Minha tabela tem cabeçalhos" e clique em "OK" para criar colunas classificáveis com botões de seta para classificação.
Etapa 3
Insira os cabeçalhos de categoria, como Nome, Sobrenome, Endereço e E-mail.
Etapa 4
Clique na tabela para abrir a faixa Ferramentas de Tabela com a guia Design. Clique na guia "Design" para mostrar as ferramentas de estilo, como a galeria de miniaturas no grupo Estilos de tabela. Por exemplo, clique no botão "Mais" em Estilos de tabela para abrir o gráfico que inclui as seções Personalizado, Claro e Médio e aponte sobre uma amostra de cor para visualizar o efeito. Selecione a miniatura preferida para atualizar a cor e o design da tabela.
Etapa 5
Clique em uma célula, digite os dados e pressione "Tab" para mover o cursor para a próxima célula.
Etapa 6
Pressione "Ctrl-S" para salvar esta pasta de trabalho.
Adaptar um modelo
Etapa 1
Clique na guia "Arquivo" na faixa de comando e selecione "Novo" para abrir a lista de modelos.
Etapa 2
Digite "livro de endereços" (sem aspas) na caixa "Pesquisar modelos online" e pressione "Enter" para exibir as miniaturas nos resultados da pesquisa. Os exemplos incluem "Catálogo de endereços", "Catálogo de endereços pessoal" e "Lista de contatos do cliente".
Etapa 3
Clique na miniatura de um modelo preferido para visualizar uma versão ampliada com sua descrição, tamanho do download e classificação. Clique em "Criar" para copiar este modelo para uma nova pasta de trabalho.
Etapa 4
Clique na tabela e atualize o formato, layout ou estilo com as ferramentas da faixa de opções e as opções de Ferramentas de Tabela. Por exemplo, torne os dados mais legíveis nas linhas e colunas selecionando ou desmarcando opções, como "Linhas com faixas" e "Colunas com faixas", no grupo Opções de estilo de tabela na guia Design da faixa Ferramentas de tabela.
Etapa 5
Clique em uma célula, insira os dados do contato e pressione "Tab" para mover o cursor para a célula na próxima coluna da tabela.
Etapa 6
Pressione "Ctrl-S" para salvar esta pasta de trabalho.
Dica
Sua planilha do Excel fornece a fonte de dados para a opção de mala direta do Microsoft Word para criar etiquetas de endereçamento. Ao planejar as categorias da planilha, certifique-se de que essas categorias correspondam aos campos obrigatórios na mala direta. Para modelos que mostram Nome como um cabeçalho de categoria, insira uma nova coluna para manter os nomes e sobrenomes em colunas separadas para cartas de formulário. A faixa de opções do Word inclui a guia Correspondências com as opções do grupo Iniciar Mala Direta.
Para verificar se há dados duplicados, como entradas que compartilham o mesmo sobrenome, clique na tabela para abrir a faixa Ferramentas de Tabela, clique na guia "Design" e selecione "Remover Duplicatas" no grupo Ferramentas para abrir a caixa de diálogo. Selecione os filtros de coluna e clique em "OK" para filtrar e remover os dados duplicados.
Salve uma versão da planilha como modelo para criar futuros catálogos de endereços com um estilo consistente. Selecione "Modelo do Excel (
.xltx)" no campo Salvar como tipo na caixa de diálogo Salvar como. Para encontrar este modelo, pressione "Windows-F" para abrir a caixa de pesquisa e digite " .xltx" (sem aspas). Pressione "Enter" para abrir a lista de pesquisa e selecione o modelo.
Aviso
As informações neste artigo se aplicam ao Microsoft Excel 2013, Small Office Premium. Pode variar ligeiramente ou significativamente com outras versões ou produtos.
