Organize seus detalhes de endereço para acesso rápido com uma tabela classificável criada no Microsoft Excel. Como alternativa, copie um modelo da Microsoft e estilize uma agenda pré-formatada para tornar os dados significativos. Esses layouts que economizam tempo incluem colunas de tabela com uma linha de cabeçalho claramente definida para categorias como nomes, endereços e números de telefone. Cada coluna da tabela possui um botão de classificação para ordenar as linhas de dados por alfabeto ou tamanho para ajudar a pesquisar e analisar seu banco de dados de contatos.
Clique e arraste para selecionar as células para sua tabela. Por exemplo, selecione as células "A2:E50" para selecionar um intervalo com 5 colunas e 50 linhas.
Clique na guia "Inserir" na faixa de comandos e clique em "Tabela" no grupo Tabelas para abrir a caixa de diálogo. Selecione "Minha Tabela Tem Cabeçalhos" e clique em "OK" para criar colunas classificáveis com botões de seta para ordenação.
Insira os cabeçalhos de categoria, como Nome, Sobrenome, Endereço e Email.
Clique na tabela para abrir a faixa Ferramentas de Tabela com a guia Design. Clique na guia "Design" para mostrar as ferramentas de estilo, como a galeria de miniaturas no grupo Estilos de Tabela. Por exemplo, clique no botão "Mais" em Estilos de Tabela para abrir o gráfico que inclui as seções Personalizado, Claro e Médio, aponte sobre uma amostra de cor para visualizar o efeito. Selecione a miniatura preferida para atualizar a cor e o design da tabela.
Clique em uma célula, digite os dados e pressione "Tab" para mover o cursor para a próxima célula.
Pressione "Ctrl+S" para salvar esta pasta de trabalho.
Clique na guia "Arquivo" na faixa de comandos e selecione "Novo" para abrir a lista de modelos.
Digite "agenda de endereços" (sem aspas) na caixa "Pesquisar Modelos Online" e pressione "Enter" para trazer as miniaturas nos resultados da pesquisa. Exemplos incluem "Agenda de Endereços", "Agenda Pessoal" e "Lista de Contatos de Clientes".
Clique em uma miniatura de modelo preferida para visualizar uma versão ampliada com sua descrição, tamanho do download e classificação. Clique em "Criar" para copiar este modelo para uma nova pasta de trabalho.
Clique na tabela e atualize o formato, layout ou estilo com as ferramentas da faixa e opções Ferramentas de Tabela. Por exemplo, torne os dados mais legíveis nas linhas e colunas selecionando ou desmarcando opções, como "Linhas Alternadas" e "Colunas Alternadas", no grupo Opções de Estilo de Tabela na guia Design da faixa Ferramentas de Tabela.
Clique em uma célula, insira os dados do contato e pressione "Tab" para mover o cursor para a célula na próxima coluna da tabela.
Pressione "Ctrl+S" para salvar esta pasta de trabalho.
Sua planilha do Excel fornece a fonte de dados para a opção Mala Direta do Microsoft Word para criar etiquetas de endereçamento. Ao planejar as categorias da sua planilha, certifique-se de que correspondam aos campos necessários na mala direta. Para modelos que mostram Nome como uma categoria de cabeçalho, insira uma nova coluna para manter nomes e sobrenomes em colunas separadas para cartas formais. A faixa do Word inclui a guia Correspondência com as opções do grupo Iniciar Mala Direta.
Para verificar dados duplicados, como entradas compartilhando o mesmo sobrenome, clique na tabela para abrir a faixa Ferramentas de Tabela, clique na guia "Design" e selecione "Remover Duplicatas" no grupo Ferramentas para abrir a caixa de diálogo. Selecione os filtros de coluna e clique em "OK" para filtrar e remover os dados duplicados.
Salve uma versão da planilha como modelo para criar futuras agendas de endereços com estilo consistente. Selecione "Modelo do Excel (.xltx)" no campo Tipo de Arquivo na caixa de diálogo Salvar Como. Para encontrar este modelo, pressione "Windows+F" para abrir a caixa de Pesquisa e digite ".xltx" (sem aspas). Pressione "Enter" para trazer a lista de pesquisa e selecione o modelo.
As informações neste artigo se aplicam ao Microsoft Excel 2013, Small Office Premium. Podem variar ligeira ou significativamente com outras versões ou produtos.
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