Você foi solicitado a começar a controlar eventos de treinamento para sua empresa. Independentemente do tamanho da sua organização, registros de treinamento precisos são essenciais e benéficos para todos. O Microsoft Office Excel é uma maneira fácil e eficiente de controlar informações de treinamento. Aproveitando a funcionalidade de pastas de trabalho, você tem a flexibilidade de organizar os registros da maneira que precisar, quando precisar.
Clique no menu "Arquivo", depois "Novo" e selecione "Pasta de Trabalho em Branco" para criar uma pasta de trabalho vazia.
Na linha "1", começando na célula "A", insira cabeçalhos para as informações que você precisa controlar.
Insira as informações de treinamento — uma nova linha para cada evento de treinamento e cada pessoa a controlar. (Por exemplo, se João Silva participou de duas aulas de treinamento, haveria duas linhas de informação para ele.)
Clique no menu "Arquivo" e depois "Salvar" para salvar seu trabalho. (Lembre-se de fazer isso periodicamente ao inserir registros de treinamento.)
Clique no menu "Dados" e depois "Classificar" para organizar seus registros de treinamento com base nos seus requisitos. OBSERVAÇÃO: Certifique-se de selecionar o botão de opção "Meus dados têm linha de cabeçalho".
Salve a pasta de trabalho organizada.
As informações a controlar variam conforme a situação, mas algumas recomendações incluem: sobrenome, nome, e-mail, telefone, curso de treinamento, data do treinamento e próxima data de treinamento. Se estiver controlando treinamentos para funcionários, pode querer incluir informações adicionais como gerente, departamento, ramal, custo do treinamento e local do treinamento.
A etapa "Classificar" pode ser realizada múltiplas vezes e sempre que necessário. Por que isso é útil? Classifique a lista pela próxima data de treinamento para criar e-mails de lembrete. Classifique por gerente para notificar sobre treinamentos concluídos. As possibilidades são infinitas e você só é limitado pela sua criatividade.
Ao usar o recurso "Classificar", lembre-se de que você sempre pode selecionar a opção "Desfazer" se a classificação não produzir os resultados desejados. Salve seu trabalho frequentemente e trabalhe com os dados até organizá-los no melhor formato para atender suas necessidades.
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