Se você administra um pequeno negócio, folha de pagamento é uma parte cara e demorada das operações. No entanto, graças à tecnologia, você não precisa pagar um serviço terceirizado ou investir em software caro para criar cheques baseados em papel. Você pode facilmente imprimir cheques de folha de pagamento do Excel, mas é essencial ter o papel e tinta certos para impressão para garantir que seus funcionários possam depositar seus pagamentos.
O primeiro passo se você quer imprimir cheques de folha de pagamento do Excel é encontrar um modelo. Você pode facilmente encontrar estes através de uma busca na web. Os modelos básicos fornecidos com Excel não incluem cheques, mas você pode encontrar modelos úteis para documentação de apoio como folhas de ponto.
Uma vez que você encontrou e baixou um modelo de impressão de cheques para Excel, você insere informações específicas do destinatário e dinheiro sendo desembolsado. Você salva o cheque como PDF, que pode então imprimir e distribuir ao funcionário.
Ter um modelo PDF de impressão de cheques não é suficiente. Instituições financeiras são diligentes em prevenir fraude, então você não pode imprimir um cheque em papel comum e passá-lo como oficial. Se possível, obtenha os requisitos das instituições financeiras que seus funcionários usam para garantir que seus cheques não serão negados. Estes podem incluir especificações de papel, tamanho e fonte.
Depois que você usa o modelo de impressão de cheques no Excel e cria os cheques em formato PDF, o próximo passo é confirmar que o papel e tinta que você deve usar para cheques funcionam com a impressora que você já tem. Se não, você precisa ir às compras para uma nova impressora.
Quando você imprime o cheque em uma impressora, deve ser em um papel mais pesado do que você usa para impressão diária. Por exemplo, o Bank of America requer cheques em papel que tem as seguintes especificações:
A boa notícia é que você pode comprar papel para impressão de cheques que satisfaz a maioria dos requisitos bancários. Visite uma loja de suprimentos de escritório local ou compre online e certifique-se de que o papel é compatível com o tipo de impressora que você tem.
Você não pode simplesmente rodar seus cheques em uma impressora usando cartuchos de tinta padrão. Bancos requerem tinta ou toner Reconhecimento de Caracteres em Tinta Magnética (MICR) para cheques. Se você está imprimindo em impressora jato de tinta, precisa de tinta MICR, enquanto imprimir seus cheques em impressora a laser pede toner MICR.
Se você planeja imprimir cheques de folha de pagamento do Excel, deve prestar atenção aos requisitos bancários em tinta também. Com Bank of America, você não pode usar modo duplex para imprimir seus cheques. Se seus cheques de folha de pagamento são de dois lados, o verso deve ser impresso em tinta não-MICR. Se você aproveita recursos de segurança para prevenir adulteração, como marcas d'água ou vazios químicos, certifique-se de que seu processo de impressão está em conformidade com regulamentos dos bancos de destino.
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