O Microsoft Word tem recurso de Mala Direta que vincula um documento a informações em um arquivo de dados, chamado fonte de dados. A fonte pode ser um banco de dados. Antes da mesclagem, você pode criar e gerenciar um banco de dados dentro do Word. O banco é salvo como arquivo de banco de dados Access dentro do Word.
Você não fará a mala direta, mas deve selecionar o tipo de documento antes de criar o banco.
Abra um documento Word em branco.
Na aba Correspondências, clique em Iniciar Mala Direta e selecione Diretório. O tipo Diretório diz ao Word para criar lista e usar campos de uma fonte de dados, como banco de dados.
Clique em Selecionar Destinatários e escolha Digitar Nova Lista para abrir a caixa Nova Lista de Endereços. Use para personalizar campos do banco. Clique em Personalizar Colunas. A caixa Personalizar Lista de Endereços aparece.
Clique OK quando terminar. A caixa Nova Lista de Endereços mostra os campos personalizados em tabela.
Digite dados em cada campo. Use Tab para mover entre campos. Clique Nova Entrada para ir ao próximo registro. Após o último registro, não clique Nova Entrada.
Clique OK quando terminar.
A caixa Salvar Lista de Endereços aparece. Escolha onde salvar, digite o nome e clique Salvar.
Digite apenas o nome e o Word adicionará extensão .mdb, salvando como arquivo de banco Access.
Salve o documento principal, um diretório vazio vinculado ao banco, caso queira fazer mala direta depois. Feche o documento e Saia do Word.
Navegue até o arquivo Access e abra. O Microsoft Access abre. Clique em Office_Address_List em Tabelas e a tabela criada no Word será exibida.
Abra o documento principal no Word. A caixa Microsoft Word aparece. Clique Sim para recuperar informações do banco. Na aba Correspondências, clique Editar Lista de Destinatários. A caixa Destinatários da Mala Direta aparece. Em Fonte de Dados, selecione o arquivo do banco. Clique Editar e a caixa Editar Fonte de Dados aparece. Edite os dados. Quando terminar, clique OK e Sim para atualizar. Na caixa Destinatários, pode refinar com Classificar, Filtrar, Localizar Duplicatas, Localizar Destinatário e Validar Endereços.
Clique OK. Feche o documento. Salve. Saia do Word.
Pode fazer mala direta de diretório no Word usando o banco e documento criados.
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