O Microsoft Word tem um recurso de mala direta que vincula um documento do Word a informações armazenadas em um arquivo de dados, chamado de fonte de dados. A fonte de dados pode ser um banco de dados. Antes da mesclagem, você pode criar e gerenciar um banco de dados no Word. O banco de dados é salvo como um arquivo de banco de dados do Access no Word.
Dica
Você não irá realmente executar a mala direta, no entanto, você deve selecionar o tipo de documento de mala direta que está fazendo antes de criar o banco de dados.
Layout do documento principal
Abra um documento do Word em branco.
Nas
Correspondências guia, clique em
Iniciar mala direta e selecione
Diretório. Um
Diretório tipo de documento informa ao Word para criar uma lista e usar campos de uma fonte de dados, como um banco de dados.
Personalizar campos do banco de dados
Clique em
Selecionar destinatários e selecione
Digitar nova lista para abrir a
Nova Lista de Endereços caixa de diálogo. Use-o para personalizar os campos que serão usados no banco de dados. Clique em
Personalizar colunas. A
Personalizar lista de endereços caixa de diálogo aparece.
- Para remover nomes de campo, selecione o nome do campo, clique em Excluir e clique em Sim para remover o nome do campo.
- Para editar os nomes dos campos, selecione o nome do campo, clique em Renomear , o Renomear campo caixa de diálogo for exibida, altere o nome do campo e clique em OK .
- Para adicionar nomes de campo adicionais, clique em Adicionar , o Adicionar campo caixa de diálogo for exibida, digite um novo nome de campo e clique em OK .
- Para alterar a ordem dos nomes dos campos, destaque um nome de campo e clique em Mover para cima ou Mover para baixo .
Clique em
OK quando tiver terminado. A
Nova Lista de Endereços caixa de diálogo exibe os nomes de campos personalizados em uma tabela.
Insira as informações do banco de dados
Digite dados em cada campo. Use a tecla Tab para mover de um campo para outro. Clique em
Nova entrada para mover para o próximo registro no banco de dados. Após digitar o último registro, não clique em
Nova entrada para mover para um novo registro.
Verifique os registros e faça alterações
- Para editar um registro, destaque os dados e digite as alterações.
- Para pesquisar um registro, clique em Localizar , o Localizar entrada caixa de diálogo for exibida, digite a(s) palavra(s) de pesquisa e clique em Localizar próximo .
- Para excluir um registro, clique no quadrado localizado à esquerda do primeiro campo, clique em Excluir entrada e clique em Sim para remover o registro.
Clique em
OK quando feito.
Salvar banco de dados e documento principal
A
Salvar lista de endereços caixa de diálogo aparece. Escolha onde deseja salvar o arquivo de banco de dados, digite o nome do arquivo e clique em
Salvar .
Dica
Digite apenas o nome do arquivo e o Word adicionará a extensão .mdb, salvando o arquivo como um arquivo de banco de dados do Microsoft Access.
Salvar o documento principal , um diretório em branco que se vincula ao banco de dados, caso você decida realizar uma mala direta posteriormente.
Feche o documento principal e
Sair do Word .
Ver banco de dados
Navegue até o arquivo de banco de dados do Access e abra-o. O Microsoft Access é aberto. Clique em
Office_Address_List sob as
Tabelas cabeçalho e a tabela de banco de dados que foi criada no Word é exibida.
Retornar ao banco de dados e editar dados
Abra o documento principal em palavra. O
Microsoft Word caixa de diálogo aparece. Clique em
Sim para que o documento principal possa recuperar informações do banco de dados. Nas
Correspondências guia, clique em
Editar lista de destinatários. A
Mala direta Destinatários caixa de diálogo aparece. Sob o título Fonte de dados, selecione o nome do arquivo de banco de dados. Clique em
Editar e
Editar fonte de dados caixa de diálogo aparece. Edite os dados. Quando terminar, clique em
OK e clique em
Sim para atualizar o banco de dados. Na
Mala direta Destinatários caixa de diálogo, você pode refinar as informações do banco de dados usando
Classificar ,
Filtro ,
Encontrar duplicatas ,
Encontrar destinatário e
Validar endereços opções.
Clique em
OK quando feito.
Feche o documento principal . Clique em
Salvar .
Sair do Word .
Dica
Você pode executar uma mala direta de diretório no Word usando o banco de dados criado e o documento principal.
