Um campo no Microsoft Access é uma informação relacionada a uma única pessoa ou coisa. Campos relacionados são agrupados para formar um registro. Em um banco de dados, onde informações sobre funcionários de uma empresa são armazenadas, um registro seria a informação relacionada a um único funcionário. Um campo, por exemplo, seria uma informação específica sobre o funcionário, talvez o nome do funcionário, data de contratação ou número de seguro social.
Um campo é um segmento de informação que quando agrupado com outros segmentos relacionados, fornece um registro detalhado para um objeto específico. Dividir a informação em incrementos menores torna mais fácil trabalhar com os dados. Por exemplo, é mais fácil configurar cartas e seus rótulos de correspondência correspondentes se você tiver três campos para um nome, como "Sr.", "João", "Silva" em vez de agrupados como "Sr. João Silva", especialmente se você quer a saudação de uma carta como "Caro João" e quer endereçar a carta para "Sr. João Silva".
No Microsoft Access, os registros (grupos de campos) são exibidos como linhas e os campos individuais são exibidos em colunas. O campo também designa e identifica informação exata sobre uma pessoa ou coisa. O campo também instrui o banco de dados onde certa informação começa e onde termina. Um campo rotulado "primeiro nome" identifica a informação real (as letras que compõem o primeiro nome) e designa o ponto onde o primeiro nome começa e onde termina.
Campos fornecem uma maneira de organizar e ordenar informação particular em um banco de dados. Usando nome de funcionário como exemplo, pode haver três campos envolvidos, e cada campo especifica onde o primeiro nome começa e onde termina, e o separa do nome do meio ou sobrenome. Em um banco de dados Microsoft Access, você pode listar seus nomes de funcionários com base em critérios que selecionar para agrupar todos os funcionários que residem em um certo estado, e depois listá-los nos grupos por sobrenome de "a" a "z".
O campo também diferencia entre um registro de informação e outro. Lembre-se que um registro é uma coleção de campos contendo valores relacionados a um tópico particular, como um novo funcionário. Na situação onde há um funcionário com o mesmo primeiro e último nome, pode ser um terceiro campo, como sufixo de nome (Jr., Dr., PhD) que diferenciaria entre os dois nomes semelhantes (João Silva, e João Silva Jr.). Adicionalmente, pode haver um campo configurado no banco de dados para "data de contratação". Este campo de data de contratação poderia ser usado para realizar ordenação, filtragem e seleção de certos registros (funcionários específicos) que atendam a critérios específicos (data em que foram contratados).
Ocasionalmente, pessoas podem se referir ao campo como uma área de entrada de dados em um formulário online. Isso não é inteiramente preciso; no entanto, porque o campo em si é na verdade parte de uma tabela subjacente no Microsoft Access, onde a informação é armazenada no banco de dados. O campo em que você entra dados no formulário é realmente apenas um método usado para coletar dados para fornecer valores para os campos em registros individuais.
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