Se você viaja frequentemente a trabalho — mesmo apenas pela cidade — as despesas podem aumentar rapidamente. Muitas empresas reembolsam funcionários por esses gastos e, mesmo que não, você pode deduzi-los nos impostos. Uma forma fácil de controlar quilometragem e outros custos de viagem é usar uma planilha Excel. Não precisa começar do zero, pois o Excel 2013 oferece modelos ricos em recursos para usar imediatamente.
Inicie o Excel e selecione a aba "Arquivo". Clique em "Novo", digite "quilometragem" na caixa de pesquisa e pressione "Enter". Clique em um modelo para visualizá-lo e "Criar" para abrir nova pasta de trabalho com o modelo desejado. Por exemplo, o elegante "Relatório de Despesas de Viagem" inclui registro de quilometragem e colunas para outras despesas; o "Registro de Quilometragem de Combustível com Gráfico" adiciona gráfico de linha mostrando seu consumo; e o "Relatório de Despesas de Viagem com Registro de Quilometragem" é tabela simplificada com funções integradas para calcular despesas.
Insira detalhes da viagem. A maioria dos modelos de despesas de quilometragem fornece várias colunas para listar informações úteis, como data, locais de ida e volta, propósito da viagem e outros detalhes.
Insira leituras do hodômetro no início e fim da viagem. A maioria dos modelos fornece coluna para cada número, calculando a quilometragem de cada viagem baseada na diferença entre os dois valores. Além disso, calculam o total de milhas da planilha na parte inferior da coluna de quilometragem.
Adicione campos. Por exemplo, se quiser rastrear outros custos de viagem como refeições, despesas automotivas e hospedagem, insira novas colunas. Clique com botão direito na coluna ao lado da qual quer inserir nova coluna e selecione "Inserir". O Excel insere nova coluna à esquerda. Adicione título descritivo na primeira célula da coluna.
Altere a aparência da planilha. Selecione a aba "Layout da Página" e escolha tema de cor ou fonte diferente para mudar cores e fontes. Clique em qualquer célula da tabela para ativar a aba Design sob Ferramentas de Tabela e selecione estilo de tabela diferente ou altere opções de estilo, como adicionar/remover linhas ou colunas alternadas.
Calcule reembolsos de quilometragem se o modelo não fizer. Insira a taxa de quilometragem em célula não usada. Selecione a célula onde quer exibir o valor do reembolso e clique na Barra de Fórmulas. Digite a fórmula "=(célula com quilometragem)_(célula com taxa)" para calcular o total. Por exemplo, se total de milhas está em E4 e taxa em K4, "=E4_K4" fornece o produto.
Calcule outras despesas, se desejar. Se adicionou coluna para outras despesas, selecione a célula final dessa coluna e clique em "Soma Automática" no grupo Edição da aba Página Inicial. O Excel calcula automaticamente os números na coluna. Além disso, pode encontrar o total do reembolso de quilometragem e outras despesas. Selecione a célula para exibir o total e digite "=SOMA(primeira célula,segunda célula)" para calcular seu total.
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