Os bancos de dados online tornaram-se prevalentes com as mudanças na Internet envolvendo computação em nuvem e Web 2.0. Esses bancos de dados armazenam todas as informações online, onde qualquer pessoa pode acessá-las. Eles também liberam servidores locais e espaço em disco rígido. No entanto, existem várias desvantagens na criação e uso de bancos de dados online.
Hospedar um banco de dados online exige um servidor mais complexo do que muitas empresas ou escolas desejam operar. Servidores capazes de lidar com bancos de dados geralmente requerem a manutenção de profissionais de TI especializados. Muitos dos processos necessários para operar um banco de dados são difíceis para servidores e aplicações online. Software offline é mais capaz de lidar com as tarefas complexas necessárias para executar um banco de dados completo.
O custo de operar e desenvolver um banco de dados para aplicação e operação online pode ser bastante caro. O proprietário deve pagar pelo desenvolvimento do banco de dados, que pode custar bem mais de $500 mesmo para um banco de dados simples, e também deve pagar pela hospedagem adicional que os bancos de dados exigem. Bancos de dados requerem uma grande quantidade de espaço no servidor, o que pode torná-los muito caros para manter.
Bancos de dados online incorrem em mais riscos de segurança do que bancos de dados offline. Um banco de dados online é mais fácil de hackear e pode receber mais facilmente vírus e outros malwares. Geralmente requer menos conhecimento e esforço para invadir um banco de dados online porque muitos dos processos e dados estão localizados online em vez de em uma área segura e offline. Isso leva a despesas maiores com segurança aprimorada, bem como monitoramento constante do banco de dados por pessoal qualificado.
Muitos bancos de dados online são limitados nas informações que apresentam aos usuários. A maioria coleta dados de outras fontes online. Segundo pesquisa da Universidade St. Mary's no Texas, grande parte das informações online limita-se aos anos em que a Internet existe — a partir de 1990. Existem poucas fontes legítimas online para dados além da história recente. Muitos dos dados na Internet limitam-se ao conhecimento dos séculos 20 e 21.
Um banco de dados online geralmente tem intervalos de pesquisa e tópicos disponíveis limitados. Isso às vezes se deve ao espaço limitado disponível para hospedar o banco de dados online. Com tópicos e intervalos de pesquisa limitados, os dados coletados de bancos de dados online costumam ser menos informativos do que os de fontes offline.
Outra desvantagem dos bancos de dados online é a dificuldade na busca. Os termos de busca devem ser exatos para trazer resultados, o que pode ser frustrante para quem não conhece a frase exata a pesquisar. Segundo pesquisa apresentada no San Mateo Community College, a referência cruzada é muito mais difícil com bancos de dados online.
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