As aplicações de planilhas fornecem aos utilizadores de computador uma forma conveniente de recolher, acompanhar e relatar dados. Ao empregar várias funções poderosas, os utilizadores podem montar rapidamente relatórios abrangentes e estabelecer as bases para análises avançadas. Apesar destes benefícios, as planilhas incluem várias desvantagens que criam desafios para os inexperientes e impedem os utilizadores de usar eficazmente o software.
As aplicações de planilhas oferecem uma extensa biblioteca de funções integradas, e os utilizadores que precisam de funcionalidades adicionais e mais avançadas podem até programar a sua própria funcionalidade. Muitas das funções incluídas em aplicações poderosas como o Microsoft Excel, no entanto, exigem que o utilizador conheça e insira manualmente muitas fórmulas complexas. Segundo o site oficial da Microsoft, os utilizadores de planilhas Excel podem selecionar funções básicas a partir de ícones no topo da visualização da planilha, mas devem invocar funcionalidades mais avançadas inserindo manualmente uma fórmula ou comando numa célula da planilha. Os utilizadores que requerem um nível mais elevado de operação podem usar a própria linguagem de programação da Microsoft, Visual Basic for Applications (VBA), para criar a funcionalidade, segundo o site de referência do Excel da Microsoft; para satisfazer esta necessidade e realizar esta tarefa, porém, os utilizadores devem ter alguma familiaridade com a linguagem VBA.
As aplicações de planilhas podem parecer um pouco intimidantes para utilizadores não iniciados, e esta aparência inicial avassaladora pode levar os utilizadores a usar as aplicações para fins não intencionais. Segundo o Departamento de Peixes e Vida Selvagem do Oregon, os utilizadores devem empregar aplicações de planilhas apenas para fins de compilação e análise de dados a curto prazo, não para o armazenamento de dados a longo prazo que muitos utilizadores tentam. Além disso, alguns usos de planilhas, especialmente ordenação e partilha de dados, são melhor tratados em bases de dados; o Departamento de Peixes e Vida Selvagem do Oregon indica especificamente que as planilhas oferecem capacidades limitadas de ordenação, consulta e partilha, enquanto os programadores projetam aplicações de bases de dados como o Microsoft Access e o Apple Filemaker para servir estes propósitos. Como muitos utilizadores permanecem desconhecedores das capacidades das planilhas, podem continuar a usar ineficazmente as planilhas para estas funções de bases de dados.
Embora as aplicações de planilhas possam realizar cálculos muito avançados e altamente complexos com facilidade, os pacotes de software frequentemente limitam ou omitem totalmente funcionalidades simples. Segundo a Universidade Murdoch, as planilhas não têm a capacidade de calcular equações algébricas simples, e os utilizadores de planilhas podem experienciar desafios significativos ao tentar representar graficamente uma função que inclui numerosas variáveis algébricas. Muitos utilizadores também tentam digitar descrições curtas ou inserir dados de texto em células de planilhas; como as planilhas giram quase exclusivamente em torno de números, em vez de letras, funções simples de processamento de texto podem não existir. A ausência de funções de processamento de texto como verificação ortográfica e formatação de parágrafos pode criar desafios para utilizadores que inserem quantidades consideráveis de texto, incorporam documentação ou desejam criar cabeçalhos de planilhas elaborados.
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