Planilhas eletrônicas fornecem ferramentas inestimáveis para coletar e calcular dados de todos os tipos. Além de aritmética, podem ser formatadas para criar relatórios claros e concisos e podem ser ordenadas e atualizadas com o toque de um botão.
Embora planilhas tenham sido usadas por centenas de anos, a versão eletrônica apareceu primeiro em 1978 com um programa conhecido como "VisiCalc". No início dos anos 1980, o Lotus 1-2-3 apareceu com o Excel da Microsoft estreando alguns anos depois. Quando a Microsoft lançou seu sistema operacional Windows em 1987, o Excel foi o primeiro programa lançado para ele. "Quando o Windows finalmente ganhou ampla aceitação com a Versão 3.0 no final de 1989, o Excel era o produto principal da Microsoft," escreve D.J. Power em "Uma Breve História das Planilhas". "Por quase três anos, o Excel permaneceu o único programa de planilha para Windows, e só recebeu competição de outros produtos de planilha desde o verão de 1992."
Você pode criar listas, de listas de compras a listas de contatos, em uma planilha. Por exemplo, se você inseriu itens de loja em uma planilha junto com seus corredores correspondentes, poderia ordenar por corredor e imprimir antes da compra. Sua lista forneceria uma visão corredor a corredor. O poder de ordenação de planilhas fica mais evidente ao inserir mais dados. Manter contatos pessoais ou profissionais permite ordenar por qualquer campo. Por exemplo, um vendedor pode inserir todos os clientes e ordenar por CEP permitindo planejar seu dia com eficiência geográfica.
Além de ordenar, planilhas são calculadoras inestimáveis. Inserindo funções matemáticas apropriadas nas células, você pode transformar uma planilha simples em uma página de contabilidade. Pode listar créditos em uma coluna e débitos em outra. O recurso de soma automática acelera cálculos e pode ser configurado para manter totais acumulados. E com a flexibilidade de programas de planilha, dados usados em equações podem estar em qualquer lugar na planilha ou na pasta de trabalho. Adicionar páginas adicionais (às vezes chamadas planilhas) permite organizar informação para atender suas necessidades. Dados de qualquer lugar na pasta de trabalho podem ser usados nos seus cálculos.
Além de somar e subtrair inteiros, planilhas também podem realizar esses cálculos em números baseados em tempo. Formatando células para refletir dados como hora (em oposição a inteiros simples) pode permitir usar a planilha como folha de horas. Adicionalmente, pode incluir descrições de funções de trabalho variadas, nomes de funcionários, etc., dando a capacidade de ordenar por aqueles para tempo incorrido em qualquer campo escolhido.
Embora planilhas não sejam bancos de dados relacionais verdadeiros, podem ser projetadas e formatadas para funcionar como simplificados. Por exemplo, se precisa rastrear preço de um produto particular, insira seu preço apenas uma vez. Para todas as referências subsequentes a esse preço, aponte para a entrada original em vez de reinserir o preço. Quando precisar mudar o preço, mude na célula original e todas as referências correspondentes atualizarão automaticamente.
Gráficos criam melhores representações de tendências e porcentagens que números brutos. Como dizem, "Uma imagem vale mais que mil palavras." Programas de planilha podem converter automaticamente seus dados na representação visual de sua escolha, seja gráfico de pizza, barras ou linhas.
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