A natureza interativa dos aplicativos dentro de pacotes de produtividade como o Microsoft Office cria oportunidades para economizar tempo em tarefas repetitivas. Uma lista de endereçamento no Excel pode ser compartilhada com o Outlook para gerenciamento de contatos e envio de e-mails em massa, enquanto a mesma lista pode ser mesclada com o Word para criar cartas modelo, etiquetas de endereço e de arquivamento. Para garantir o uso mais flexível da sua lista do Excel, lembre-se de algumas práticas recomendadas.
Abra uma nova pasta de trabalho do Excel e configure nomes de campos para sua lista na Linha 1. Certifique-se de que cada nome de campo seja único.
Insira dados nas linhas abaixo dos nomes dos campos para criar registros para cada destinatário. Formate células para largura de coluna ou quebra de texto conforme necessário. As células podem permanecer em branco onde a informação não estiver disponível. Quando a entrada de dados estiver concluída, nomeie e salve sua pasta de trabalho clicando na guia Arquivo e depois em Salvar.
Abra o Word com um novo documento em branco. Clique na guia Correspondências e depois em Iniciar Mala Direta. Há várias opções de mesclagem. Para este exemplo, selecione Cartas.
Clique em Selecionar Destinatários, Usar Lista Existente e selecione o arquivo da lista de endereçamento do Excel. Selecione uma tabela na próxima janela. No entanto, com uma planilha simples de lista de endereçamento, haverá apenas uma tabela definida. Selecione-a e clique em OK.
Escreva sua carta para mesclar como faria em qualquer correspondência, deixando de fora o conteúdo personalizado, como endereços e saudações, ou seja, qualquer coisa que será mesclada da sua lista de endereçamento do Excel. Navegue até o início da carta e clique em Bloco de Endereço na faixa de opções. O lado direito da tela mostra como o formato atual do bloco de endereço ficará com seus dados inseridos. O lado esquerdo contém opções de formato. Escolha entre elas e clique em OK quando estiver satisfeito com o resultado.
Repita o processo para a Linha de Saudação e quaisquer outros dados usando o botão Inserir Campo de Mesclagem.
Quando sua carta estiver completa, clique em Visualizar Resultados para ver como sua carta mesclada ficará. Você também pode clicar em Verificar Erros para garantir que suas cartas serão impressas conforme desejado. Quando estiver pronto, clique em Concluir e Mesclar e selecione a opção de mesclagem desejada.
Converta sua planilha para um arquivo de valores separados por vírgula. Clique na guia Arquivo e Salvar Como. Selecione um local e nomeie seu arquivo. Selecione CSV (Delimitado por vírgula) (*.csv) na caixa Salvar como tipo. Clique em Salvar e feche o arquivo CSV.
Abra o Outlook e clique na guia Arquivo, Abrir e Exportar e Importar/Exportar.
Clique em Importar de outro programa ou arquivo. Clique em Valores Separados por Vírgula e depois em Avançar. Na janela Importar Arquivo, procure o arquivo CSV da lista de endereçamento criado na etapa anterior e clique em Avançar. Escolha uma pasta de destino para os registros importados. Contatos é escolhido por padrão. Clique em Avançar.
Certifique-se de que a caixa esteja marcada para seu arquivo CSV e clique em Mapear Campos Personalizados.
Clique nos nomes dos campos dos seus dados do Excel na caixa De à esquerda para os campos correspondentes do Outlook na caixa Para à direita. Faça isso para cada campo necessário dos seus dados do Excel. Clique em OK e Concluir para completar a importação de dados.
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