Dictaphones e telefones transmitem comunicação por voz, mas com finalidades distintas. Telefones permitem falar com qualquer pessoa no mundo. Dictaphones gravam áudio com reprodução para transcrição posterior, revisão ou upload para computador.
Telefones permitem comunicação casual ou vital. Sinais de voz viajam por linhas telefônicas, provedores de Internet e torres de celular. Dictaphone (marca) ou gravadores registram fala para transcrição ou registro de reuniões. Gravadores especiais capturam chamadas telefônicas. Telefones também enviam sinais eletrônicos para fax ou Internet.
Existem modelos digitais e analógicos de ambos. Alguns Dictaphones parecem telefones; outros, gravadores portáteis. Sistemas analógicos oferecem menos opções de revisão ou upload. Digitais permitem transcrição via computador, manual ou com software de reconhecimento de voz. Telefones digitais (VoIP) transmitem sinais pela Internet com registros de chamadas disponíveis junto aos provedores.
Quase todos têm acesso a telefone; menos pessoas precisam de Dictaphones. Computadores com microfone gravam áudio para envio ou dublagem de vídeo. Gravadores digitais portáteis usam cartões de memória legíveis por computadores para armazenamento ou distribuição.
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