Para igualar a conveniência fornecida pelo correio de voz, muitos modelos atuais de secretárias eletrônicas permitem que seus donos verifiquem mensagens remotamente. Embora descobrir como fazer isso possa parecer assustador no início, na verdade é bem fácil.
Localize o manual de instruções da secretária eletrônica, que fornecerá instruções específicas sobre como verificar mensagens remotamente, pois isso varia conforme o modelo. O manual também fornecerá o número de identificação pessoal predefinido necessário para acessar inicialmente a secretária eletrônica remotamente. Se o manual estiver perdido, entre em contato com o fabricante da secretária eletrônica ou busque em Instruction sheets.com, que contém vários manuais de instruções para secretárias eletrônicas (veja Recursos abaixo).
Altere o número de identificação pessoal da secretária eletrônica. Isso é extremamente importante, pois impedirá usuários não autorizados de acessar a secretária eletrônica, o que poderia levar a roubo de identidade. Tente tornar o novo número de identificação pessoal do comprimento máximo permitido pela secretária eletrônica e compartilhe apenas com família ou colegas de casa.
Disque seu número de telefone residencial e espere a secretária eletrônica atender.
Quando a secretária eletrônica começar a tocar sua mensagem pré-gravada, espere até o momento correto para inserir o número de identificação pessoal. Embora a janela de tempo para inserir seu número de identificação pessoal seja diferente para cada secretária eletrônica, a maioria permite inseri-lo durante a mensagem pré-gravada, ou logo após o bip indicando quando deixar uma mensagem.
Uma vez inserido o número de identificação pessoal, desde que esteja correto, a secretária eletrônica dirá quantas mensagens foram gravadas nela. A maioria das secretárias eletrônicas dirá quantas mensagens novas estão nela ao ser verificada remotamente, embora algumas possam simplesmente dizer quantas mensagens estão nela no total.
Use os botões do telefone para navegar pelas mensagens. Os botões variam de modelo para modelo. No entanto, secretárias eletrônicas geralmente incluem comandos como "ouvir mensagens novas", "ouvir todas as mensagens", "reproduzir mensagem anterior", "pular mensagem" e "apagar mensagens". Novamente, consulte o manual de instruções para determinar quais botões fazem qual função, embora algumas secretárias eletrônicas forneçam um tutorial rápido ao serem contatadas remotamente.
Faça logout após verificar remotamente as mensagens da secretária eletrônica. Embora isso geralmente seja tão simples quanto desligar, algumas secretárias eletrônicas exigirão que o usuário saia através de um comando no menu. A falha em fazer logout corretamente pode fazer a secretária eletrônica tratar a verificação remota como se fosse uma mensagem sendo gravada, o que pode ocupar a linha telefônica e impedir outras chamadas de entrarem.
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