O correio de voz oferece várias vantagens sobre uma secretária eletrônica. É facilmente acessível remotamente e pode ser acessado independentemente da linha telefônica, então chamadas importantes não são impedidas por sinal de ocupado. Além disso, o correio de voz é mais confiável que uma secretária eletrônica. Não é afetado por fios soltos ou quedas de energia. Substituir sua secretária eletrônica por correio de voz pode parecer intimidante inicialmente, mas é bastante simples.
Considere quantas caixas postais seu sistema de correio de voz precisará. Pacotes padrão de correio de voz vêm com uma caixa postal para todos os usuários envolvidos, enquanto um pacote de serviço expandido fornece múltiplas caixas postais que podem ser acessadas do menu do correio de voz.
Examine por quanto tempo as mensagens de correio de voz serão mantidas na caixa postal. A caixa postal do correio de voz mantém mensagens gravadas por um tempo limitado antes de apagá-las. Isso pode variar de 14 a 21 dias.
Decida quanto tempo deve ser permitido para uma mensagem de correio de voz. A maioria das empresas oferece limite de 3 minutos, enquanto outras podem fornecer até 5 minutos para deixar uma mensagem.
Descubra quantas mensagens o sistema de correio de voz deve ser capaz de armazenar. A maioria das empresas oferece espaço de armazenamento de 20 mensagens, com mais espaço disponível mediante compra de plano estendido.
Olhe os recursos extras disponíveis. Alguns recursos avançados traduzem seu correio de voz em texto e enviam o correio de voz para uma conta de e-mail de sua escolha. Outros enviam uma mensagem de e-mail para avisar que você tem correio de voz, e várias empresas fornecem um número para discar para verificar seu correio de voz remotamente. Um desenvolvimento mais recente permite que faxes sejam enviados a um sistema de correio de voz e recuperados pelo dono da caixa postal a seu critério.
Disque para o sistema de correio de voz e familiarize-se com o menu. Muitos sistemas de correio de voz têm um conjunto de instruções projetado especificamente para o usuário de primeira viagem, mas depois disso, o usuário receberá um correio de voz pré-gerado. Aprenda quais botões do telefone realizarão quais ações, e não se preocupe se estiver ligeiramente confuso no início, pois aprenderá com a experiência.
Mantenha uma impressão das opções do menu para fácil referência.
Substitua o número de identificação pessoal predefinido por um personalizado. O sistema de correio de voz geralmente gerará um número de identificação pessoal aleatório que você pode alterar como achar melhor. Certifique-se de memorizar seu número de identificação pessoal, ou substitua-o por um número que seja significativo para você de alguma forma.
Grave uma saudação pessoal para pessoas que foram transferidas para seu sistema de correio de voz. Mantenha simples — como faria ao gravar uma mensagem para uma secretária eletrônica. Certifique-se de pedir às pessoas para deixar um número de retorno, junto com uma breve mensagem sobre por que estão entrando em contato com você.
Desconecte sua secretária eletrônica da linha telefônica. Embora não seja exatamente obrigatório, manter sua secretária eletrônica conectada à linha telefônica após substituí-la por correio de voz pode resultar em ela atender chamadas antes do correio de voz, invalidando completamente sua compra.
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