Funções de um sistema de etiquetagem por identificação por radiofrequência (RFID) incluem controle interno de ativos fixos, controle interno de ativos de despesa e prevenção de roubo. O sistema RFID envolve uma etiqueta e um leitor. Quando escaneada, a antena dentro da etiqueta capta a onda de rádio e envia uma resposta de volta ao leitor.
Um componente chave do controle interno de ativos fixos é o inventário físico, durante o qual um auditor localiza e registra todos os ativos capitalizados. A função do sistema RFID é tornar o inventário físico mais fácil. Uma etiqueta RFID deve ser fisicamente anexada ao ativo no momento da aquisição e registrada no registro de propriedade. O número da etiqueta então se torna o identificador primário do ativo porque está vinculado a toda informação no registro referente àquele ativo específico. Etiquetas pré-numeradas também podem fornecer controle numérico.
Durante um inventário físico/auditoria, o auditor escaneia a etiqueta RFID em cada ativo. Isso aciona uma transmissão que "marca" os ativos no banco de dados de registro de propriedade. O auditor pode então imprimir a lista de ativos e ver quais não foram localizados.
Empresas podem escolher usar etiquetas RFID em ativos menores também, já que um bom sistema de controle de propriedade inclui todos os ativos corporativos, especialmente aqueles que podem ser roubados ou perdidos. A empresa deve usar um sistema ou arquivo separado para itens de despesa, já que são os ativos capitalizados que geram despesa de depreciação periódica e devem ser reconciliados com as demonstrações financeiras. Controle interno não deve ser contingente ao custo de um item ou políticas de capitalização.
Empresas com alto volume de roubo ou em uma indústria com informação altamente classificada podem escolher instalar scanners RFID na porta. O scanner alertaria o recepcionista ou guarda de segurança se um funcionário tentasse sair com um item etiquetado.
A principal desvantagem da etiquetagem por código de barras é que as etiquetas podem sujar e ficar difíceis de ler. A etiqueta RFID combate essa desvantagem porque o leitor precisa estar apenas a poucos pés da etiqueta; não requer linha de visão direta para leitura. Também reduz o tempo necessário para completar um inventário físico por causa de como funciona.
A principal desvantagem das etiquetas RFID é o custo; elas são muito mais caras, parcialmente porque requerem integração de sistema e um integrador. No entanto, o tempo economizado (incluindo pagamento por hora para o analista de inventário) pode superar o custo inicial.
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