Em algumas situações — como quando você está fora do escritório, mas precisa verificar seu e-mail, ou quando gerencia várias contas — o Microsoft Outlook usa um conjunto de comandos chamados regras para encaminhar ou redirecionar mensagens recebidas automaticamente. O encaminhamento e o redirecionamento também podem ser aplicados a mensagens individuais sem criar uma regra.
O Outlook usa comandos de programa, conhecidos como regras ou filtros, para ajudar a gerenciar e-mail, organizar mensagens e manter o foco. O Assistente de Regras e Alertas integrado permite especificar condições nas quais o Outlook executará automaticamente uma ou mais ações. Regras populares incluem mover mensagens de uma pessoa específica para uma pasta designada, sinalizar mensagens de determinado remetente para acompanhamento e enviar alerta móvel ao receber e-mail com certas palavras. Entre as regras criadas pelo usuário estão comandos para encaminhar e redirecionar mensagens recebidas automaticamente.
Quando um e-mail é encaminhado, "ENC:" aparece no início da linha de assunto e, por padrão, o corpo do e-mail contém a mensagem original e os detalhes do histórico. A mensagem original permanece na sua caixa de entrada ou pasta designada. Crie uma regra para encaminhar automaticamente mensagens de ou para uma conta específica se certas informações são regularmente compartilhadas com colegas e você deseja que conste que você faz parte do histórico. Por exemplo, um assistente responsável por coordenar almoços semanais pode criar uma regra para encaminhar automaticamente e-mails do serviço de catering da empresa contendo a palavra "fatura" para o departamento de contabilidade.
Uma mensagem é frequentemente redirecionada quando recebida por engano. A principal diferença entre encaminhar e redirecionar é que, enquanto o encaminhamento faz alterações automáticas no seu e-mail e inclui detalhes do histórico, o redirecionamento envia discretamente o e-mail para o destinatário pretendido em seu estado original, fazendo parecer que foi recebido diretamente do remetente original. Isso é útil se o destinatário não precisa saber que você recebeu o e-mail. Para seus registros, o redirecionamento também deixa uma cópia da mensagem na sua caixa de entrada ou pasta designada. Crie uma regra para redirecionar e-mail automaticamente se você regularmente precisa reencaminhar mensagens para outras partes. Por exemplo, um recém-formado que ainda recebe mensagens enviadas à sua conta escolar pode criar uma regra para redirecionar automaticamente o e-mail para um novo endereço.
Às vezes, remetentes usam Gerenciamento de Direitos de Informação, uma opção da Microsoft que coloca permissões nas mensagens, impedindo destinatários de encaminhar, redirecionar ou compartilhar a mensagem. Nestes casos, a melhor prática é notificar o remetente de que você não é o destinatário pretendido, caso tenha recebido o e-mail por engano. O remetente pode remover ou alterar as permissões, ou reenviar a mensagem. Além disso, para quem encaminha uma mensagem, especialmente se contiver dados sensíveis, redirecionar o e-mail para um endereço fora da rede da empresa pode violar políticas internas e leis de privacidade.
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