Uma caixa de entrada movimentada enche rápido com mistura de mensagens urgentes, importantes, irrelevantes e triviais. Uma forma de separar o joio do trigo é criar regras que filtram automaticamente mensagens em pastas diferentes conforme chegam. O Outlook oferece muitas opções de regras por palavras-chave, remetente, assunto, conta ou campo de endereço. Uma regra comum desvia e-mails de pessoa ou grupo específico (chefe, cliente, equipe) da caixa de entrada para pasta dedicada. Use o recurso Regras e Alertas no Outlook 2013 para filtrar e organizar automaticamente.
Clique na aba "Arquivo" na faixa de opções principal em qualquer tela do Outlook.
Selecione "Gerenciar Regras e Alertas" na tela Informações.
Clique em "Nova Regra" na janela Regras e Alertas. Também pode alterar regras existentes aqui.
Selecione seu modelo de regra preferido na lista "Selecionar um modelo" no Assistente de Regras. O Outlook oferece modelos para muitas tarefas de filtro. Um muito usado filtra mensagens de pessoa/grupo para pasta específica. Selecione "Mover mensagens de alguém para uma pasta" e clique no link sublinhado "pessoas ou grupo público" no painel de descrição.
Clique duas vezes em cada contato na agenda do Outlook para adicionar ao campo "De". Clique "OK".
Clique no link "especificada" da pasta no painel de descrição no Assistente.
Selecione a pasta do Outlook para armazenar mensagens filtradas. O painel "Escolher uma pasta:" mostra todas as pastas. Clique "OK".
Revise as configurações. Pode adicionar/remover pessoas ou mudar pasta clicando nos links no painel. Clique "Avançar" quando pronto.
Selecione outras condições para a regra; ex: marcar "enviado apenas para mim" significa que a regra só se aplica a e-mails enviados só a você.
Selecione exceções; ex: "exceto se enviado apenas para mim" não aplica a regra a e-mails só para você. Muitas exceções/condições têm ações configuráveis. Ex: se selecionar "exceto se assunto contém palavras específicas", clique no link "palavras específicas" e selecione as palavras. Clique "Avançar".
Digite nome para a regra. Marque "Executar esta regra agora nas mensagens já na Caixa de Entrada" se quiser aplicar a mensagens existentes. Clique "Concluir" para finalizar e sair do Assistente.
Selecione "Aplicar" e "OK" para implementar a regra e sair da janela Regras e Alertas.
Dica: O Outlook também oferece opção de filtro para buscar e-mails por critérios como data, importância ou anexo. Clique aba "Início", "Filtrar E-mail" no grupo Localizar e selecione filtro preferido na lista.
O filtro de lixo eletrônico move spam suspeito para pasta Lixo. Pode ajustar para bloquear remetentes ou adicionar à lista segura. Vá em "Início", "Lixo Eletrônico", "Opções de Lixo Eletrônico" para verificar e alterar configurações.
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