Uma teleconferência é uma chamada em grupo entre colegas, família ou amigos. Uma pessoa inicia a chamada e passa as informações para os outros. Como o nome sugere, você está realizando uma conferência, ou reunião, por telefone. Existem várias vantagens e desvantagens na teleconferência que você deve considerar antes de escolher este método de reunião.
Você pode configurar uma chamada de teleconferência em questão de minutos. Existem serviços de teleconferência online que permitem que você faça login, defina a data e hora da sua chamada e obtenha um número de telefone e um número de identificação pessoal (PIN) para distribuir aos participantes quase instantaneamente. Os participantes da chamada também têm muita flexibilidade. Os chamadores podem sair e voltar à discussão quando quiserem.
Outra vantagem da teleconferência é que você tem prova de quem participou da chamada e também pode gravá-la. Assim, se houver disputas ou dúvidas sobre os termos de um acordo verbal feito por telefone, você pode simplesmente consultar a gravação ou transcrição da chamada. Você também pode enviar por e-mail uma cópia da chamada para cada participante. Isso ajudará seus clientes, colegas e funcionários a serem mais eficientes. Por exemplo, se você estava discutindo um projeto a ser concluído, um funcionário pode repetir a chamada para ter clareza sobre seu papel no projeto.
Em uma reunião normal, geralmente uma pessoa é designada para atuar como parlamentar do procedimento. O parlamentar é uma pessoa neutra que impede a discussão de sair do tópico, medeia discussões e mantém a reunião curta. No entanto, quando você está em uma reunião por telefone, as pessoas são menos propensas a respeitar e reconhecer o parlamentar. Como resultado, uma teleconferência pode ser difícil de gerenciar e moderar.
Como esta teleconferência substitui uma reunião presencial real, esta pode ser uma maneira muito impessoal de conduzir negócios ou discutir questões com seu grupo. Você não pode olhar nos olhos de uma pessoa quando ela está falando ou observar seus movimentos para avaliar seu humor, significado ou intenção. É mais difícil para os membros desenvolverem uma conexão forte uns com os outros. Se você substituir reuniões presenciais por teleconferências, os membros do seu grupo poderão, com o tempo, começar a se desconectar uns dos outros.
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