Números e datas podem ser problemáticos em uma Mala Direta do Microsoft Word, especialmente quando a fonte de dados é uma pasta de trabalho do Excel. Alguns problemas são mais facilmente resolvidos que outros. Números sem valores decimais, como um CEP de cinco dígitos ou uma contagem inteira, podem ser convertidos para valores de texto no Excel. No entanto, para evitar problemas com datas e números decimais, você precisa inserir códigos de formatação nestes campos de mesclagem para formatar esses valores corretamente nos documentos produzidos.
Os outros tipos de documento que podem ser usados como fontes de dados para uma Mala Direta do Word são:
Estes tipos de documento exportam valores como texto.
Formatar inteiros é melhor realizado antes de importar os dados de origem para o Word. Esta seção discute o uso do Excel.
Abra a pasta de trabalho da fonte de dados do Excel e, se houver várias planilhas, clique na aba da planilha contendo os dados de origem para a Mala Direta.
Selecione uma coluna contendo valores inteiros. Clique com o botão direito nas células selecionadas e escolha Formatar Células no menu pop-up para exibir a caixa de diálogo Formatar Células. Clique na seleção Texto na lista Categoria. Clique OK para aplicar a alteração de formato. Os dados nas células selecionadas agora estão em formato de texto.
Para decimais, você pode formatar o número diretamente no Word.
Para formatar o número de casas decimais em um campo numérico, como moeda, porcentagens ou qualquer número com valores decimais, adicione códigos de formatação ao campo de mesclagem. Abra o documento de Mala Direta (carta, e-mail, etc.) para exibir seus campos de mesclagem, que aparecem como <
O campo de mesclagem <> mescla um valor monetário da fonte de dados. Clique com o botão direito no campo de mesclagem <> e escolha Alternar Códigos de Campo no menu pop-up para exibir sua formatação, se houver.
O campo de mesclagem <> deve agora mostrar { MERGEFIELD "Amount" }. Nenhuma formatação está incluída para este campo. Para exibir os dados mesclados como um campo de moeda, insira "# $,#.00" após o nome do campo no campo de mesclagem. O campo de mesclagem deve agora conter {MERGEFIELD "Amount" # $,#.00}, onde:
Como qualquer número calculado por uma fórmula no Excel, os valores brutos podem não ser limitados a apenas duas casas decimais fixas, independentemente do que é exibido na célula. Como mostrado no passo anterior, o comprimento de um número, especialmente decimais, pode ser definido para um número fixo de posições.
Em alguns casos, é necessário mesclar um campo de dados antes que ele possa ser processado. O campo "Pct" no exemplo é um caso em questão. Para que estes dados apareçam no documento mesclado como uma porcentagem de duas casas decimais com pelo menos um dígito significativo e um sinal de porcentagem, requer duas ações.
Substitua a declaração MERGEFIELD existente pela ação mais interna da nova declaração MERGEFIELD "Pct". Esta cláusula recupera os dados da fonte de dados e os disponibiliza para o restante do código de formatação. Após inserir a cláusula mais interna, use as teclas CTRL-F9 para envolver a declaração em chaves.
Insira um sinal de igual ("=") antes da declaração inserida no Passo 1. Isso diz à função Mesclar que a declaração inclui um operador. Em seguida, insira o restante do código de formatação, *100 # "#0.00%", imediatamente após a chave direita mais à direita da declaração interna. Esta cláusula multiplica o valor de mesclagem por 100 (para deslocar a casa decimal), formata o valor como porcentagem de duas casas decimais e exibe o sinal de porcentagem. Neste ponto, o campo de mesclagem deve ser ={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0.00%". Use CTRL-F9 para envolver toda a declaração em chaves e ativá-la.
Para mesclar uma data do Excel no formato M/d/a, por exemplo 6/15/2015, você não precisa de formatação especial. Este formato de data mescla como está perfeitamente. No entanto, se você desejar exibir a data em qualquer outro formato, como 15 de junho de 2015, alguns códigos de formatação são necessários.
Para mesclar um campo de data e exibi-lo como dia, mês, ano, o código de formatação é "@ "MMMM d, yyyy", onde "@" indica um formato de data e "MMMM d, yyyy" indica o mês por extenso, o dia sem zero à esquerda e o ano como número de quatro dígitos.
Ao formatar datas em uma Mala Direta, placeholders e códigos de formato para o mês usam "M" maiúsculo. "m" minúsculo é usado para representar minutos.
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