Os processadores de texto tornaram-se uma das ferramentas de software assinatura das empresas modernas, substituindo tanto a escrita à mão como tecnologias como máquinas de escrever na maioria dos escritórios. Benefícios do software de processamento de texto incluem a facilidade de fazer correções e a capacidade de colaborar na edição de documentos. Ainda assim, algumas pessoas preferem usar máquinas de escrever ou escrever à mão para certos propósitos, e alguns usam software de digitação alternativo como editores de texto simples.
O software de processamento de texto entrou em uso generalizado com computadores pessoais na década de 1980, e a importância de ferramentas de processamento de texto como Microsoft Word e Google Docs em muitos escritórios é difícil de superestimar.
O software substituiu largamente as máquinas de escrever por várias razões, incluindo a facilidade de fazer correções e a relativa falta de manutenção necessária comparado com máquinas de escrever, que requeriam manutenção e substituição de fitas. Teclados de computador são geralmente menos ruidosos que máquinas de escrever, o que pode ser vantagem em alguns ambientes.
Processadores de texto modernos também facilitam a colaboração de várias pessoas na edição de um documento, o que pode ser ganho de eficiência para trabalhadores de escritório e estudantes.
Processadores de texto também permitem ampla escolha de fontes, cores de texto e outras opções de formatação que muitas vezes não estão prontamente disponíveis para utilizadores finais com outros dispositivos. Muitos também oferecem verificação ortográfica e gramatical integrada, úteis para revisão.
Processadores de texto não substituíram totalmente a tecnologia antiga. Alguns escritores preferem o processo lento e mecânico de usar máquina de escrever ou caneta/lápis, dizendo que ajuda a pensar profundamente sobre as palavras que colocam na página.
Usar software de processamento de texto requer uma curva de aprendizagem. Algumas pessoas que cresceram antes dos processadores de texto preferem usar tecnologia mais antiga para evitar a curva de aprendizagem necessária para dominar teclado, rato e ícones em uso no software de processamento de texto.
Em alguns casos, é difícil usar processadores de texto para preencher formulários em papel existentes porque é difícil alinhar o texto corretamente sem programação sofisticada. Máquinas de escrever são às vezes usadas nestes casos porque podem alinhar o texto exatamente onde precisa. Também podem ser usadas em ambientes onde computadores não estão disponíveis, como prisões.
Em alguns casos, usar processadores de texto ou qualquer outra ferramenta digital pode levar a riscos de segurança. Máquinas de escrever são às vezes usadas para lidar com documentos sensíveis para reduzir risco de espionagem digital. Não há cópia eletrónica para hackers encontrarem quando um documento é produzido com máquina de escrever.
Além dos processadores de texto, existem tipos ligeiramente diferentes de programas para introduzir texto impresso conhecidos como editores de texto. Frequentemente usados por programadores, editores de texto oferecem menos funcionalidades como seleção de fonte e verificação ortográfica e em vez disso especializam-se em colocar texto num ficheiro exatamente como digitado pelo utilizador.
Exemplos de editores de texto incluem Notepad no Microsoft Windows, TextEdit no macOS e ferramentas open source Emacs e Vim.
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