O software de publicação desktop Microsoft Publisher, que ajuda os utilizadores a produzir materiais como revistas, folhetos e cartões de visita, foi separado numa nova versão do Microsoft Office Suite em 2010 — o Office Professional 2010. Os modelos de início rápido do Publisher e as fitas e funcionalidades familiares tornam-no ideal para designers que querem produzir itens rapidamente, mas os utilizadores devem ter em mente alguns potenciais inconvenientes ao operar as suas prensas de impressão pessoais.
O Microsoft Publisher vem com uma grande coleção de modelos, disponíveis clicando no menu "Ficheiro" e selecionando a opção "Novo". Na página "Modelos Disponíveis" há uma coleção de opções como newsletters, menus, etiquetas, brochuras, panfletos e sinais, mais um link pesquisável para mais modelos no site da Microsoft. Usar modelos no Publisher tem as suas vantagens — nomeadamente, todo o trabalho está configurado para si. Especialmente em projetos de várias páginas como newsletters, ter um modelo já criado significa que pode começar imediatamente. Basta inserir texto, adicionar imagens e fazer alterações, e está pronto. O inconveniente de usar um modelo do Publisher é depender do design do Publisher. Ver um banner já disposto, por exemplo, pode sufocar a criatividade e encorajar os utilizadores a simplesmente seguir o que já está desenhado, resultando em algo que parece genérico.
Quer tenha escolhido um modelo do Publisher ou criado uma nova publicação, personalizá-la leva apenas alguns cliques através do separador "Inserir". O Publisher vem com um conjunto de arte stock, disponível clicando no botão "Clip Art". Também pode adicionar as suas próprias imagens clicando no botão "Imagem". Esta é uma forma ideal de personalizar um modelo do Publisher, mas também funciona para originais. Um potencial problema, embora mínimo, é que adicionar muitas imagens pode aumentar o tamanho do ficheiro. Também pode confundir leitores que não entendem por que essas imagens estão lá, embora adicionar uma caixa de texto de legenda do Publisher possa resolver isso. Utilizadores que desejem adicionar "partes móveis" como clips de vídeo e áudio ficarão desapontados, pois documentos do Publisher não os permitem.
Os modelos do Publisher estão configurados para fluxo automático, o que significa que texto demasiado grande para uma coluna fluirá para a seguinte e, quando aplicável, para a página seguinte. Utilizadores que criem as suas próprias publicações podem também configurar fluxo automático, a partir do separador "Ferramentas de Caixa de Texto" que abre ao adicionar caixas de texto — basta clicar no botão "Criar Ligação". O fluxo automático é ideal quando copia e cola grandes blocos de texto, pois não terá de posicionar, cortar e reorganizar o texto manualmente. Tudo se ajusta à quantidade de espaço que necessita. Uma desvantagem do fluxo automático é que não tecnicamente avisa que está cortado. Se colar algo numa caixa de texto cheia, fluirá para outra caixa de texto se as caixas estiverem ligadas. Mas se essa caixa de texto estiver cheia e nenhuma outra estiver ligada, o seu texto simplesmente para. Tem de aumentar manualmente a caixa de texto ou criar outra caixa de texto e ligar o fluxo para obter o conjunto completo de texto.
Depois de criar uma caixa de texto do Publisher ou clicar numa existente, tudo o que resta é escrever. Após completar uma longa sequência de escrita espontânea, pode ver um ecrã do Publisher preenchido por defeito com linhas onduladas verdes e vermelhas. Estas fazem parte do processo de revisão automático do Publisher. O Publisher alerta para onde acha que errou a ortografia ou entrou um potencial erro gramatical. Isto pode ser útil quando olhou para algo demasiado tempo e perdeu um problema ou simplesmente para detetar questões. Mas ao digitar informações proprietárias como nomes de empresas específicas, processos ou códigos, todas essas indicações de erro podem tornar-se irritantes e disruptivas. A constante preocupação de que algo está incorreto — mesmo quando não está — pode tornar-se tedioso.
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