Um sistema de arquivamento é um método de organizar documentos para armazenamento. Um armário ou caixa guarda versões físicas, enquanto um sistema eletrônico mantém dados no computador — e-mails ou documentos digitalizados. Uma vez configurado, é importante mantê-lo atualizado com informações regulares. Para manter o sistema, você precisará criar procedimentos para usar ambos.
Rotule cada pasta, arquivo e gaveta ou caixa. O título deve incluir o assunto da documentação e a data de início. Exemplo: "Recibos Junho 2010 - presente" ou "Pasta Recursos Humanos Fevereiro 2008".
Crie novas pastas, arquivos e gavetas quando tiver nova categoria de documentos ou quando as antigas estiverem cheias. Use código de cores para diferenciar anos ou meses.
Adicione novos documentos à pasta ou gaveta mais relevante. Colocar documentos aleatoriamente arruína o sistema. Se o sistema ordena alfabeticamente, continue usando esse processo.
Remova documentos antigos e desnecessários anualmente. À medida que adiciona arquivos, algumas informações tornam-se irrelevantes. Trituras e libere espaço.
Crie pastas ou diretórios no computador. Consolide dados regularmente para não ficarem desorganizados. Ter várias unidades de rede ou múltiplas pastas com informações semelhantes não é eficiente.
Faça backup dos dados regularmente. Use DVDs, pendrive, disco rígido externo ou empresa externa. Isso protege contra perda.
Proteja os dados travando cada arquivo, concedendo acesso a usuários delegados ou adicionando senha ao abrir. Isso previne uso indevido, fraude ou acesso não autorizado. Garante que apenas quem sabe operar o sistema o use.
Escreva um procedimento para usar o sistema eletrônico. Inclua instruções passo a passo para encontrar, referenciar, categorizar e arquivar dados, para que cada usuário opere da mesma forma. Mantenha atualizado se refinar o sistema para evitar confusão.
Revise o sistema a cada dois anos. Verifique se funciona bem — definido pela eficácia, facilidade de encontrar dados e organização. Exclua arquivos indesejados e minimize a bagunça eletrônica.
Faça um dia de treinamento em grupo para explicar como cada sistema funciona para que possa ser gerenciado diariamente. Peça feedback sobre como desenvolver o sistema para torná-lo mais amigável ou melhor organizado.
Tecnologia Eletrônica © [www.351231.com]
