Embora a maioria das pessoas familiarizadas com o Microsoft Outlook o use principalmente para enviar e receber e-mails, o Outlook é um aplicativo poderoso com muitas ferramentas úteis, incluindo calendário, gerenciador de tarefas e recurso de anotações. Outro elemento chave do Outlook é sua capacidade de ajudar a organizar informações pessoais dos seus contatos, sejam colegas ou pessoas fora da sua empresa. Você faz isso com as ferramentas Contatos e Lista de Endereços.
Tanto o recurso Contatos do Outlook quanto a Lista de Endereços Global são muito parecidos com um Rolodex eletrônico, onde você pode acessar informações de contato de pessoas com quem provavelmente lida regularmente. No entanto, o recurso Contatos geralmente é uma lista de contatos externos, enquanto a Lista de Endereços contém informações de pessoas que trabalham na sua empresa. Esta é uma configuração comum no mundo corporativo porque as Listas de Endereços são armazenadas em um Servidor Exchange e podem ser compartilhadas com todos na empresa.
O recurso Contatos é projetado para ajudar você a acessar rapidamente informações de pessoas com quem você já teve contato mas não necessariamente trabalham na sua empresa. A Lista de Endereços Global é projetada para colocá-lo rapidamente em contato com colegas, ou listas de endereços definidas pela empresa.
Embora tanto Contatos quanto Lista de Endereços contenham informações de contato, apenas os Contatos podem ser editados pelos usuários porque são armazenados no seu computador. Você pode adicionar novos contatos, editar informações de contatos existentes e excluir contatos. A Lista de Endereços, por outro lado, geralmente só pode ser editada por um administrador de sistema. Para usuários domésticos, ambas as listas são editáveis.
A Lista de Endereços tipicamente contém uma listagem de todos os funcionários e departamentos dentro de uma empresa, incluindo endereço de e-mail, ramal ou número de telefone, cargo e localização. Clicar em uma entrada individual dará detalhes de contato adicionais, como segundo número comercial e endereço postal. Uma listagem de Contato inclui nome, nome para exibição e endereço de e-mail. Clicar em um contato individual abrirá um formulário com campos para mais informações, incluindo empresa, endereço postal, cargo, números de telefone e foto.
Tanto Contatos quanto a Lista de Endereços ajudarão você a localizar rapidamente informações de contato de pessoas para que não precise perder tempo procurando cartões de visita ou folheando diretórios da empresa. No topo da interface do programa, você provavelmente tem um pequeno ícone que parece um livro aberto. Ao clicar nele, uma caixa de busca aparece. Você pode digitar um nome nessa caixa e escolher se quer procurar na Lista de Endereços ou na lista de Contatos.
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