Processadores de texto evoluíram de programas básicos que emulavam máquinas de escrever para softwares que teriam deixado perplexos os inventores do ENIAC, o primeiro computador eletrônico de uso geral. Além de fornecer ferramentas de criação e armazenamento de documentos, as opções de edição e compartilhamento tornam-se mais poderosas a cada ano.
Processadores de texto criam documentos em formato digital. Em vez de digitar em uma página, a informação é armazenada na memória do computador. Uma vez inserido o texto, alterações de formatação podem ser aplicadas universalmente com poucos passos, dando máxima flexibilidade ao usuário.
Assim como na criação de documentos, processadores de texto agilizam a edição e oferecem mais opções. Alterações são feitas no computador e, ao finalizar, o resultado é uma página limpa e clara. Alterações no documento podem ser rastreadas, permitindo que múltiplos usuários marquem um documento, e essas alterações podem ser avaliadas facilmente depois, antes do documento ser finalizado.
Como o processador armazena o documento eletronicamente, ele pode ser exportado em diversos formatos. Além de simplesmente imprimir documentos finalizados, a versão eletrônica pode ser compartilhada por e-mail ou outros mecanismos de transferência eletrônica. A maioria dos processadores agora oferece a opção de exportar para PDF, o que permite que quase qualquer pessoa abra o arquivo e pode impedir que destinatários alterem o documento final.
Muitos processadores de texto oferecem a opção de comparar documentos. Por exemplo, quando vários usuários trabalham em documentos quase idênticos, recursos de comparação permitem visualizar facilmente as diferenças. Isso torna procedimentos complexos de edição muito mais simplificados.
Além das opções de saída convencionais, processadores de texto podem transformar seu documento em uma página web. Essencialmente, o software do processador escreve o código HTML necessário para traduzir seu texto e formatação em um arquivo que pode ser enviado e visualizado como uma página web convencional.
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