Com o Microsoft Excel 2013 e o Excel Online, quem cria uma planilha pode compartilhá-la para colaboração. O Excel Online oferece opções básicas de compartilhamento, enquanto o Excel 2013 permite personalizar permissões de edição dentro de uma pasta de trabalho, uma planilha ou até mesmo se células individuais podem ser editadas.
Antes de compartilhar um arquivo Excel, salve-o no OneDrive, o serviço gratuito de armazenamento em nuvem da Microsoft. Para salvar um arquivo do seu computador no OneDrive, clique na aba Arquivo do Excel, selecione Salvar Como e clique em OneDrive. Arquivos do OneDrive podem ser abertos no Excel 2013 no desktop ou no Excel Online, outro serviço gratuito que vem com sua Conta Microsoft.
O Excel Online oferece opções básicas para compartilhar uma pasta de trabalho de qualquer navegador. Ao clicar no botão Compartilhar abaixo da barra de endereços, você pode enviar o link para outras pessoas usando seus endereços de e-mail e especificar se elas podem editar a pasta de trabalho. Se clicar na opção Obter Link, pode criar um link para visualização e outro separado para edição.
Um benefício importante do Excel Online é que as alterações são salvas automaticamente. Se todos colaborando usarem o Excel Online, podem trabalhar juntos simultaneamente, com todas as alterações exibidas em tempo real.
O Excel 2013 é melhor se você quiser especificar o que pode e não pode ser editado. Note que, se estiver trabalhando em uma pasta de trabalho no Excel 2013, ninguém mais poderá salvar alterações até que você salve e feche a pasta de trabalho.
Ao compartilhar uma pasta de trabalho, escolha se os convidados podem editá-la ou apenas visualizar. Para compartilhar, clique na aba Arquivo, selecione Compartilhar e clique em Convidar Pessoas. Digite o e-mail da pessoa no campo Convidar Pessoas. Clique no menu Permissões à direita e selecione Pode Editar ou Pode Visualizar. Você pode alterar essas permissões a qualquer momento clicando com o botão direito no nome da pessoa nesta janela de compartilhamento.
Para enviar um link de compartilhamento de uma pasta de trabalho no seu OneDrive com as mesmas permissões para todos, clique na aba Arquivo, selecione Compartilhar e clique em Obter Link de Compartilhamento. Para pessoas que devem apenas visualizar, crie um Link de Visualização e envie. Para quem deve ter permissão de edição, crie um Link de Edição.
Volte a esta tela a qualquer momento para revogar os links clicando no botão Desativar Link.
Clique na aba Revisão e no ícone Compartilhar Pasta de Trabalho na seção Alterações da faixa de opções.
Marque a caixa Permitir alterações no topo da janela Compartilhar Pasta de Trabalho para permitir que mais de uma pessoa edite o arquivo Excel simultaneamente. Isso habilita a mesclagem de pastas de trabalho.
Múltiplos usuários sempre podem editar um arquivo compartilhado usando o Excel Online, mesmo que a mesclagem de pasta de trabalho não esteja habilitada.
Clique na aba Avançado. Aqui, você pode especificar por quanto tempo o histórico de alterações deve ser salvo e com que frequência salvar as alterações. Também pode direcionar o Excel a solicitar sua intervenção sempre que houver Alterações Conflitantes Entre Usuários para decidir o que salvar.
Clique na opção Permitir que Usuários Editem Intervalos na faixa de opções Revisão para permitir que usuários editem células que foram bloqueadas na planilha.
Clique no ícone Proteger Planilha na faixa Revisão para permitir ou bloquear usuários de editar partes específicas da planilha, como alterar fontes, adicionar ou excluir linhas/colunas, classificar dados ou alterar hiperlinks.
Clique no ícone Proteger Pasta de Trabalho para impedir que alguém altere sua estrutura. Alterações estruturais incluem adicionar ou excluir planilhas.
Abra o Excel e a pasta de trabalho compartilhada. Uma notificação indica que a pasta de trabalho está bloqueada para edição porque outra pessoa a tem aberta. Você pode editar, mas não salvar enquanto a outra pessoa estiver editando.
Clique no botão Notificar Quando Disponível se quiser ser avisado quando puder salvar.
Clique na aba Arquivo e em Compartilhamento. Clique com o botão direito no nome da pessoa e selecione Pode Visualizar para bloquear a edição dela, ou Remover Usuário para revogar permissões.
Volte à pasta de trabalho, agora livre para edição. Quaisquer alterações recentes da outra pessoa não são salvas. Clique no botão Salvar que aparece se você fez alterações enquanto a outra pessoa ainda tinha a pasta de trabalho aberta.
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