Digitalizar e enviar um documento pessoal ou profissional como anexo de email economiza tempo e dinheiro, pois elimina custos de impressão e postagem. Embora escolher o formato de arquivo correto seja importante, o processo não é difícil, e os procedimentos de digitalização são geralmente os mesmos, seja usando um scanner independente ou uma impressora multifuncional. O mesmo vale para anexar um documento digitalizado a um email, pois os procedimentos de anexo são geralmente os mesmos na maioria dos programas de email.
A maioria dos scanners permite escolher entre PDF e JPEG. O arquivo PDF é a melhor escolha para digitalizar documentos que incluem texto ou gráficos vetoriais com pontos, linhas, formas e curvas. Esse formato também permite combinar documentos de mais de uma página em um único arquivo. O formato JPEG é boa escolha para fotografias, pois permite comprimir dados da imagem e reduzir o tamanho de arquivos grandes.
Limpe o vidro do scanner com um pano macio e limpo. Coloque o documento voltado para baixo no vidro. Alinhe-o usando as marcas guia na borda do vidro e feche a tampa. Selecione "digitalizar" no menu da impressora, escolha o computador para onde digitalizar, selecione o tipo de arquivo e inicie a digitalização. Como método alternativo, abra o software instalado durante a configuração e digitalize o documento a partir do computador.
Quando a digitalização terminar, o Explorador de Arquivos ou Meus Documentos abrirá automaticamente. A digitalização recém-concluída será a última da lista. Abra e revise o documento para garantir que digitalizou corretamente e clique no botão "Salvar". Renomeie o arquivo do nome atual (ex: Scan0001.jpg) para algo mais descritivo, como "Lista de Telefones da Empresa", e salve em local conveniente.
Existem duas formas de anexar um documento a um email. No primeiro método, clique com o botão direito no nome do arquivo em seu local atual. No menu suspenso, selecione "enviar para" e depois "destinatário de email". Uma nova janela de mensagem abrirá com o documento já anexado. O segundo método é abrir seu programa de email e compor uma nova mensagem. Ao terminar, selecione o botão "anexar arquivo" na parte superior da janela. Navegue até onde salvou o arquivo, selecione-o e clique em "inserir". O arquivo será anexado sem ação adicional, e você poderá enviar o email.
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