Digitalizar e enviar um documento pessoal ou comercial como anexo de e-mail pode economizar tempo e dinheiro, pois você não precisa se preocupar com taxas de impressão ou postagem. Embora seja importante escolher o formato de arquivo correto, o processo não é difícil e os procedimentos de digitalização geralmente são os mesmos, independentemente de você usar um scanner autônomo ou uma impressora multifuncional. O mesmo vale para anexar um documento digitalizado a um e-mail, pois os procedimentos de anexo são geralmente os mesmos na maioria dos programas de e-mail.
Escolha um tipo de arquivo
A maioria dos scanners permite que você selecione entre um arquivo PDF e JPEG. O arquivo PDF é a melhor escolha para digitalizar documentos que incluem texto ou gráficos vetoriais que incluem pontos, linhas, formas e curvas. O uso desse formato também permite combinar documentos com mais de uma página em um único arquivo. O formato de arquivo JPEG é uma boa opção para fotografias, pois permite compactar dados de imagem e reduzir o tamanho de um arquivo grande.
Digitalize o documento
Limpe o vidro do scanner com um pano macio e limpo. Coloque o documento voltado para baixo no vidro do scanner. Alinhe-o usando marcadores de guia ao longo do perímetro do vidro e abaixe a tampa. Selecione "digitalizar" no menu da impressora, escolha o computador para o qual deseja digitalizar o documento, selecione o tipo de arquivo e inicie a digitalização. Como método alternativo, abra o software que você instalou durante a configuração e digitalize o documento do seu computador.
Salvar e renomear o arquivo digitalizado
Quando a verificação for concluída, o Windows Explorer ou Meus Documentos serão abertos automaticamente. A verificação que você acabou de concluir será a última da lista. Abra e revise o documento para verificar se ele foi digitalizado corretamente e clique no botão "Salvar". Renomeie o arquivo de seu nome atual, como Scan0001.jpg, para algo mais descritivo, como "Lista de telefones da empresa", e salve o arquivo em um local conveniente.
Anexe o documento a um e-mail
Há duas maneiras de anexar um documento a um e-mail. No primeiro método, clique com o botão direito do mouse no nome do arquivo em seu local atual. No menu pop-up que aparece, selecione "enviar para" e depois "destinatário de e-mail". Uma nova janela de mensagem será aberta com o documento já anexado. Um segundo método é abrir seu programa de e-mail e redigir uma nova mensagem. Quando terminar, selecione o botão "anexar arquivo" na parte superior da janela da mensagem. Navegue até o local onde você salva o arquivo do documento, selecione-o e clique em “inserir”. O arquivo será anexado sem nenhuma ação adicional de sua parte e você poderá enviar o e-mail.
