A automação de escritório hoje se refere a muito mais do que uma máquina de escrever e uma copiadora. Informação eletrônica e digital é o cerne da automação de escritório moderna. Pode consistir em computadores estritamente internos ou, mais provavelmente, inclui uma rede digital mundial através da Internet e armazenamento em nuvem fora do local. À medida que você avança pelo século 21, você encontrará tanto benefícios quanto desvantagens inerentes à automação de escritório em todas as suas permutações.
Desde a introdução da automação de escritório, o equipamento permitiu que empresas economizassem tempo e dinheiro. Em vez de esperar um documento chegar a um cliente pelo correio, você poderia enviá-lo em poucos minutos por fax. Agora, avanços em computadores e a Internet tornaram as comunicações instantâneas. Sempre que você economiza tempo, economiza dinheiro. Você não está restrito por limitações geográficas, economizando recursos gastos em viagens. Além disso, mesmo que você ainda faça cópias físicas de muitos documentos, o armazenamento digital permite economizar tempo e dinheiro em papel e espaço de armazenamento.
Embora seja verdade que uma máquina é apenas tão eficaz quanto os humanos que a fizeram e a informação obtida digitalmente é apenas tão precisa quanto a pessoa que a enviou, uma vez que os bugs são resolvidos nos programas, eles são infinitamente mais confiáveis que humanos. Software existe para somar números em planilhas e orçamentos, por exemplo, que sempre chegam ao saldo correto e não dependem dos dedos de um contador na máquina de somar. Modelos podem ser criados e usados repetidamente para evitar erros em documentação padrão.
Empresas que dependem exclusivamente da automação para operar e executar seus sistemas de informação podem entrar em pânico quando esses mesmos sistemas falham. Os custos para consertar ou substituir sistemas quebrados podem ser exorbitantes. Você não pode simplesmente pegar uma borracha e fazer correções. Você precisa empregar técnicos para acompanhar atualizações e colapsos de software e hardware, ou ter um serviço confiável para chamar a qualquer momento. Então você tem toda a questão de confidencialidade e segurança. Você pode guardar segredos comerciais e contar apenas a alguns indivíduos confiáveis, mas se dados vazarem na Web, não há como recuperar.
À medida que a automação de escritório continua a evoluir e você incorpora novas tecnologias nos seus sistemas para permanecer competitivo e lucrativo, a desvantagem é que você tem que retreinar todo o seu quadro de usuários. Todos, desde sua secretária até o balconista e desde seus clientes até os vendedores que entregam seu produto ou serviço, devem aprender os novos sistemas. Muitas pessoas não aprendem novos sistemas facilmente e outras são teimosas sobre fazer as coisas do jeito que sempre fizeram. Então, enquanto você tem as despesas relacionadas ao retreinamento, também tem as atitudes dos seus usuários finais para combater.
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