O Excel tem reputação de uso em departamentos de contabilidade, e embora suas funções matemáticas sejam vitais para escrituração, as planilhas e gráficos do programa ajudam em tudo, desde criar uma lista de compras até analisar registros científicos. Migrar do Word para o Excel para tarefas diárias pode parecer intimidador no início, mas uma vez que você se acostuma a trabalhar em uma planilha, o Excel torna organização e cálculo muito mais simples.
Uma das habilidades mais simples, porém mais fundamentais do Excel, é organizar dados. O Excel não compete com o Microsoft Access para construir bancos de dados complexos, mas para organização diária, o Excel tem muitos recursos e é muito mais fácil de usar. Para fazer uma lista, basta escrever nas células necessárias — seja uma lista de compras básica de duas colunas, um inventário ou um catálogo de toda a sua biblioteca, o Excel ajuda a manter seus dados no lugar e fornece classificação e pesquisa.
Para um layout mais elegante sem trabalho extra, comece com um modelo pesquisando na página "Novo" do menu Arquivo no Excel 2010 ou 2013. A Microsoft fornece diversos modelos gratuitos para criar listas, variando de escalas esportivas a faturas a diretórios telefônicos.
Insira um intervalo de dados no Excel e o programa pode visualizá-lo automaticamente como um gráfico. Depois de digitar seus dados, selecione-os e escolha um dos estilos de gráfico na guia Inserir. O Excel 2013 torna o processo ainda mais fácil com o botão "Gráficos Recomendados" que analisa seus dados e pré-visualiza os gráficos mais relevantes.
Organizar corretamente os dados para um gráfico requer prática. Por exemplo, para criar um gráfico de pizza, use duas colunas: a primeira contendo rótulos e a segunda contendo porcentagens. Da mesma forma, um gráfico de linhas usa apenas duas colunas: uma para rótulos e outra para pontos no eixo Y. Se seus dados incluem coordenadas X e Y, use um gráfico de dispersão.
As funções do Excel automatizam fórmulas matemáticas, simplificando escrituração, contabilidade e outros rastreamentos de dados. Uma das funções mais comuns, SOMA, soma outras células e tem um atalho de um botão: selecione um grupo de células e pressione "Alt-Igual" para preencher a soma. Algumas funções analisam o conteúdo das células e podem até trabalhar com texto. Por exemplo, EXATO verifica se duas células têm o mesmo conteúdo e retorna "VERDADEIRO" ou "FALSO".
Para inserir uma função, digite um sinal de igual, o nome da função e um parêntese de abertura, e então preencha suas variáveis clicando em outras células para referenciar seus conteúdos. Para uma explicação guiada sobre como usar qualquer função, selecione-a na Biblioteca de Funções na guia Fórmulas.
Para obter o máximo das funções do Excel, encadeie-as em fórmulas de várias partes para completar cálculos complexos. Quase qualquer conjunto de funções pode trabalhar junto. Por exemplo, some uma coluna de células e depois arredonde para a centena mais próxima combinando SOMA com ARRED: =ARRED(SOMA(A1:A5), -2) arredonda a soma das células A1 a A5 para duas casas à esquerda da vírgula, resultando em uma centena redonda.
Fórmulas também podem referenciar outras fórmulas. Um uso é rastrear rapidamente faturamento e pagamentos para seu negócio. Some as faturas de um cliente em uma some, some pagamentos em uma segunda coluna e use a função SE para gerar uma resposta simples: =SE(B10>=A10,"PAGO","NÃO PAGO") verifica se a soma dos pagamentos em B10 atinge ou excede a soma das cobranças em A10 e relata "PAGO" ou "NÃO PAGO" em texto simples.
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