Segundo a Biblioteca Estadual do Texas, manter sistema de gestão de arquivos desorganizado é receita para desastre. Difícil obter informação quando urgente. Organizar e manipular informação em sistema desorganizado para decisões também é quase impossível. Sistema eficiente é obrigatório para organizações que esperam benefícios da informação. O arquivamento geográfico é apropriado onde localização geográfica é o componente mais importante.
Registros geográficos de local específico ficam armazenados juntos. Facilita decisões rápidas pois informação sob revisão refere-se a uma área geográfica apenas. Áreas geográficas classificadas como unidades ou grupos. Arquivamento geográfico permite fácil movimentação de registros deslocando de uma localização para outra.
Arquivamento geográfico auxilia análise permitindo fácil comparação de itens. Ex: análise de registros por nome e local de prédio pode identificar manutenções de prédio específico.
Armazenar e recuperar dados geográficos é demorado pela necessidade de referenciar com múltiplos identificadores. Ex: localizar prédio exige referência a estado, cidade, rua e nome do prédio. Registros de algumas nações são em seu idioma. Ex: Florença na Itália é "Firenze" em italiano. Referência cruzada ao outro idioma torna-se necessária para não-italianos entenderem.
Precisa conhecer bem a área geográfica para entender registros. Para localizar rápido, precisa usar índice alfabético. Processo requer duas ações: verificar índice para local do arquivo, e buscá-lo entre outras informações.
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