Atendedores de chamadas podem ser configurados de várias formas. O atendedor típico para uso doméstico é uma unidade plug-in, normalmente conectada diretamente à sua linha telefônica, que atende após um número predefinido de toques e grava mensagens recebidas digitalmente ou em fita.
Essa não é a única opção. Você pode configurar seu computador para atender chamadas. Muitos computadores modernos e aplicativos de software podem receber chamadas da sua linha telefônica e gravar mensagens diretamente no disco rígido do seu computador. Se você tem DSL, pode estar online enquanto o computador atende suas chamadas e recebe mensagens. Se ainda usa discagem discada, terá que desativar o call waiting para usar a linha para Internet sem ter sua sessão interrompida por chamadas. Mas seu programa de atendimento ainda pode receber as chamadas que você perderia.
Dependendo da linha em que seu atendedor está conectado para atender, pode haver diferenças na forma como você quer que a máquina atenda chamadas. A saudação deve ser apropriada para a natureza das prováveis chamadas.
Se estiver gravando uma saudação para seu negócio, torne a mensagem produtiva. Não se contente com: "Você ligou para a Empresa X. Não estamos disponíveis. Deixe seu nome e número e ligaremos de volta." Isso pode ser suficiente para obter a informação mínima que deseja, mas se usar a oportunidade para passar uma mensagem a um público cativo, pode ganhar um novo cliente. Tente descrever o que você faz e inclua uma chamada à ação. Grave uma mensagem como: "Obrigado por ligar para a Empresa X. Estamos aqui para fornecer o melhor em [seu serviço]. Deixe seu nome, número e uma mensagem detalhada, e retornaremos sua ligação o mais rápido possível."
Use a saudação para divulgar seu negócio. "Visite nosso site em [URL da empresa] para obter mais informações sobre o melhor [seu serviço] da região, e entraremos em contato muito em breve."
Por outro lado, se estiver gravando uma saudação residencial, pode querer alegrar o clima para amigos e família que ligam. Tente gravar uma mensagem engraçada que mostre sua personalidade. O site Fallout Software sugere mensagens humorísticas como: "Oi. Provavelmente estou em casa; só estou evitando alguém que não gosto. Deixe um recado, e se eu não ligar de volta, é você."
Saudações de atendedor são uma oportunidade ilimitada para criatividade. Se não conseguir encontrar o tom certo, vários sites oferecem ideias para começar.
Pode optar por evitar um atendedor físico completamente. Pode contatar seu provedor de serviço telefônico e configurar um plano de voicemail familiar que atenda chamadas automaticamente após um número definido de toques. Caixas de correio podem ser personalizadas para que chamadores possam selecionar com o pressionar de um botão para qual membro da família desejam deixar mensagem. Então cada membro da família pode criar uma saudação para sua própria caixa postal.
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