Sente-se em uma área silenciosa, sem ruído de fundo, ao gravar sua mensagem pessoal de voicemail. Ruídos e vozes ao fundo podem parecer profissionais e distrair o chamador.
Identifique-se pelo primeiro e último nome, bem como sua empresa e departamento, para que os chamadores saibam com quem falaram.
Instrua o chamador a deixar seu nome completo, número de retorno e uma mensagem breve ou detalhada (o que preferir). Isso o deixará ciente do que o chamador quer ou precisa e você poderá recuperar a resposta ou informação antes de ligar de volta.
Informe aos chamadores o que devem fazer se tiverem uma emergência e precisarem alcançar alguém imediatamente, como "Disque 9" ou "Pressione #1276".
Planeje uma mensagem breve de 15 a 30 segundos antes de discar o número da pessoa.
Fale devagar e claramente no bip. Identifique-se pelo primeiro e último nome e diga sua mensagem breve. Monitore seu volume de fala, para não ficar muito alto ou muito baixo.
Deixe seu número de retorno, devagar, e dê um período quando provavelmente estará disponível para atender uma ligação de retorno.
Repita seu número de retorno mais uma vez e termine a ligação com algo positivo como "Estou ansioso pela sua ligação."
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