Uma intranet é uma ferramenta poderosa para qualquer empresa, facilitando o compartilhamento de documentos e arquivos entre usuários e o trabalho coletivo em projetos em grupo. No entanto, intranets vêm com algumas desvantagens que devem ser consideradas antes da implantação. Uma intranet pode oferecer grandes ganhos de eficiência e segurança, mas esses ganhos vêm ao custo de flexibilidade e liberdade do usuário. No final, cada empresa deve determinar por si se uma intranet é o melhor caminho de rede.
A parte mais fraca de qualquer sistema de segurança costuma ser seus usuários. Quando todos os computadores da sua empresa estão conectados através de uma intranet, qualquer máquina comprometida dará acesso a informações compartilhadas na rede. Se usuários confiam em senhas fáceis de adivinhar ou baixam acidentalmente malware ou spyware, toda a sua rede pode ser comprometida devido ao erro de um indivíduo. A ameaça aumenta se usuários podem acessar sua intranet de computadores domésticos ou laptops.
Construir e implementar uma rede de intranet pode ser caro. Dependendo de quantos usuários precisam ser conectados e que tipo de medidas de segurança você quer implementar, adicionar uma intranet pode exigir investimento significativo. Além disso, PCs mais antigos precisarão ser atualizados para interagir mais facilmente com a rede, e usuários precisarão ser treinados para usar a intranet eficientemente para tarefas de trabalho. Todos esses fatores podem aumentar o custo total de implementação.
Embora seja verdade que compartilhar arquivos e documentos entre usuários pode aumentar a produtividade, também é verdade que compartilhar arquivos os coloca em maior risco. Quando várias pessoas ou equipes trabalham em documentos simultaneamente, é mais fácil que esses documentos sejam potencialmente excluídos ou danificados. Por exemplo, "Toy Story 2" foi famosamente excluído por um comando acidental de um usuário e só foi recuperado graças a uma cópia de backup sortuda de um funcionário que trabalhava de casa. Uma empresa que depende de intranet deve ser proativa ao definir permissões de arquivos e pastas para garantir que erros simples não danifiquem um projeto.
Intranets não são apenas caras para implementar, precisam ser mantidas. Custos a considerar incluem atualizações de software, upgrades de servidores, treinamento de novos funcionários, e consultoria sobre melhorias e modificações da intranet. Uma empresa com rede de intranet também precisará de uma equipe de TI em tempo integral para manter a rede, manter computadores conectados, e lidar com problemas conforme surgem. Extranet requer menos supervisão de rede.
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